Předkontace knih

Možnosti předkontací

Při automatickém zaúčtování dokladů (použitím funkce Průvodce zaúčtováním dokladů) systém účtuje jednotlivé položky dokladů na konta podle určených předkontací.

Pokud tedy pečlivě nadefinujete předkontace a vysvětlíte uživatelům systému, jak mají doklady předkontovávat (předkontace zálohových faktur je nutné provádět vždy!), ušetříte si spoustu práce se zaúčtováním takových dokladů - systém zaúčtuje doklady za vás, vy můžete jen kontrolovat.

Předkontace pro doklady můžete nastavit 1) v jednotlivých knihách dokladů a nebo 2) centrálně v agendě Účetnictví pomocí příkazu z menu Nástroje agendy(Agenda)/Možnosti předkontací a střediska… (obr. 1).  K nastavení předkontací v modulu Účetnictví je vyžadováno oprávnění.

Dialog Možnosti předkontací, karta Knihy dokladů

Obrázek 1: Dialog Možnosti předkontací, karta Knihy dokladů. Šířka sloupců se přizpůsobí nastavené délce analytiky.

Karty dialogu Možnosti předkontací:

Karta Knihy dokladů

Zde si můžete vybrat v poli ze seznamem Kniha knihu, jejíž možné předkontace chcete zobrazit či opravovat.

Jak nastavit předkontace pro jednotlivé knihy?

  • Ze seznamu Kniha vyberete požadovanou knihu.
  • Zadáte název předkontace, konto Má dáti, Dal a typ dokladu (Doklad), na který je tato předkontace omezena. Pokud typ dokladu není uveden, bude se tato předkontace nabízet pro jakýkoliv typ dokladu. Vyplnit můžete Datum od a Platí do a (ne)zaškrtnutím (ne)nabízet v dokladech.
  • Záznam uložíte tlačítkem Zavřít nebo přechodem na jiný záznam.

 

Seznam zobrazení – Kniha: (zobrazit vše)

  • Slouží k přehlednému zobrazení všech předkontací. Tabulku formuláře můžete také například celou označit (Ctrl + A) a zkopírovat ji do MS Excel.

 

Seznam zobrazení – Kniha: Platné pro všechny knihy

  • Zde jsou zobrazeny předkontace, u kterých kniha není vyplněna a které tedy platí pro všechny knihy.

Platnost předkontace

Pomocí Datum platnosti od a Datum platnosti do zadáte platnost předkontace od - do. Pokud například očekáváte plánovanou legislativní změnu účtu nebo si provádíte vlastní úpravy, můžete použít stejnou slovní předkontaci. Duplicita předkontace spjatá s nastavením platnosti zajistí od určitého data účtování na jiné konto (nejdříve časově omezte platnost do a teprve pak zadejte další předkontaci se stejným názvem a doplňte novou platnost od – obr. 2).

Datum je v dokladech spjatý s Datem uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). Změna platnosti data od během práce s dokladem vyžaduje uložení a opětné otevření dokladu. Tak zajistíte, že datum DUZP bude aktualizováno.

Dialog Možnosti předkontací, karta Knihy dokladů

Obrázek 2: Dialog Možnosti předkontací, karta Knihy dokladů a platnost předkontace.

Totožné slovní předkontace

Pro různé typy dokladů lze zadat stejnou slovní předkontaci bez podmínky definice platnosti předkontace. Při nastavení předkontace, například v knize skladových dokladů "Výdej ze skladu", můžete definovat pro doklad Výdejka účet 504xxx – a stejnou slovní předkontaci pro doklad Výdejka do spotřeby účet 501xxx.

Karta Zdanitelná plnění

Slouží pro definování kont pro zdanitelná plnění.

  • Ze seznamu Plnění vyberete požadované plnění. V podformuláři se zobrazí definované předkontace.
  • Další předkontaci zadáte výběrem názvu předkontace ze seznamu pole a doplněním konta: Snížená a Základní.
  • Záznam uložíte tlačítkem Zavřít nebo přechodem na jiný záznam.

V seznamu zdanitelných plnění se nabízí seznam plnění, jejichž platnost je v rozmezí jednoho měsíce vzhledem k aktuálnímu dni. Pokud přesto není plnění v rozbalovacím seznamu, lze jej zapsat přímo.

  • U konta v analytice můžete použít masku SS a NN.
    • Maska SS se při zaúčtování nahradí sazbou DPH z položky DPH (např. 21).
    • Maska NN se při zaúčtování nahradí aktuální sazbou podle sazby z položky (obr. 3).
  • Při zatržení CheckBox - Zatržítko Analytický účet DPH vyhledat podle sazby DPH v možnostech zaúčtování: Maska SS nebo NN se nahradí sazbou DPH bez ohledu na nastavení Analytický účet vyhledat podle sazby DPH. Toto nastavení se uplatní pouze pro čísla v analytice, která odpovídají historickým sazbám DPH. Konkrétně pokud analytický účet končí na 05, 09, 10, 14, 15, 19, 20, 21 a 22. Viz Účetnictví: Změna ve funkci nahrazení masky SS nebo NN.

Dialog Možnosti předkontací, karta Zdanitelná plnění

Obrázek 3: Dialog Možnosti předkontací, karta Zdanitelná plnění a maska SS.

Zdanitelná plnění s dalším DIČ

Přestože je firma registrovaná jako plátce DPH v jiném státě EU, může vystavovat doklady ve Variu. K tomu však potřebujete zadat vlastní typy zdanitelných plnění v dialogu Možnosti předkontací na kartě Zdanitelná plnění.

  • Zdanitelné plnění se musí jmenovat jako Zdanitelné plnění (viz bod 1 v dokumentu DPH - zdanitelná plnění s dalším DIČ). Číslo 2 a 3 se dává na poslední místo.
  • Číslo 0 a 1 je nahrazeno definicí na kartě Řádky přiznání (viz bod 2 v dokumentu DPH - zdanitelná plnění s dalším DIČ).
  • Struktura předkontace SK 3xxx, která začínala písmeny příslušného státu, je stále podporovaná kvůli zpětné kompatabilitě. Za mezerou, tedy na čtvrtém místě pak musí být jedna z následujících číslic: 0 nebo 1.
0 Započítá se do Přiznání k DPH na ř.24, kam se načítají všechna plnění s jiným DIČ (účtování není třeba upravovat).
Příklad: SK 0prodej zboží
1

Nezapočítá se do Přiznání k DPH (účtování není třeba upravovat).

Příklad: SK 1nájem
2 Řádek navíc jen pro DPH, bez vyplněné předkontace - účtování řádku proběhne jako naše reverse charge (tzn. pro faktury s místem plnění EU nebo třetí země se řádek, kde je uvedená sazba DPH, zaúčtuje jen 343/343 a předkontaci bere podle zdanitelného plnění a sazby -> Přijatá na MD / Uskutečněná na D).
Na položkách dokladu se předkontace u této položky nevyplňuje. Pokud by uživatelem byla předkontace vyplněna, bude ignorována.
3 Řádek navíc jen pro DPH, bez vyplněné předkontace - účtování proběhne jako účtování řádku Oprava DPH, tedy vysloveně podle zadané MD/D (je určený pro přijaté faktury - uplatnění odečtu ve státě registrace). Podmínka obdobně jako u "2" pouze s rozdílem, že účtování probíhá přesně MD/D


→ Navíc je třeba doplnit definice pro DPH (Možnosti na Přiznání k DPH, tlačítko Definice zdanitelných plnění…), aby se správná plnění načítala na ř. 24 (viz také sekce Související dokumenty).

Karta Produkty

Slouží pro definování předkontací pro jednotlivé produkty (tyto předkontace můžete nastavit i v dialogu Produkt nebo Skladové položce):

  • Ze seznamu Kniha vyberete požadovaný katalog. V podformuláři se zobrazí produkty zařazené do vybraného katalogu.
  • Pro vybraný produkt můžete zadat: název předkontace nebo číslo konta pro nákup produktu, Název předkontace nebo číslo konta pro prodej produktu a předkontaci pro materiál.
  • Záznam uložíte tlačítkem Zavřít nebo přechodem na jiný záznam.

Karta Firmy (kontakty)

Slouží pro definování předkontací pro jednotlivé firmy (tyto předkontace můžete nastavit i v zobrazení tabulky agendy Adresář – pokud sloupce Konto nákup a prodej nevidíte, zobrazte je pomocí menu Formát/Zobrazit skryté sloupce...).

Poznámka: v systému Vario jsou konta vícemístná: "SSS AAAXXXXX" (S – syntetická část, A – analytická část, X – další rozlišení analytiky), pokud chcete sledovat obraty jednotlivých firem a konta vám nepostačují, můžete získávat potřebné informace o obratech filtrováním v účetním deníku podle názvu firmy.

Jak nastavit předkontace?

  • Ze seznamu Kniha vyberete požadovaný adresář.
    V podformuláři se zobrazí firmy zařazené do vybraného adresáře.
  • Pro vybranou firmu můžete zadat: Číslo konta pro nákup, Číslo konta pro prodej.
  • Záznam uložíte tlačítkem Zavřít nebo přechodem na jiný záznam.

Karta Možnosti knih

Na této kartě můžete zadat konta pro účtování jednotlivých knih (nastavení můžete provést i v dialogu Možnosti Vario – nastavení knihy). Jak?

  • V podformuláři se zobrazují všechny knihy systému.
  • Pro vybranou knihu můžete zadat: Konto, na které se bude kniha účtovat a také můžete nastavit, zda se bude účtovat či nikoliv (zaškrtnutím/zrušením zaškrtnutí možnosti Účtovat).
  • Pokud správně nastavíte konta jednotlivých knih, budou se při účtování automaticky párovat salda dokladů.
  • Pokud vedete více skladů, bank a pokladen, každý by měl mít své konto pro účtování.
  • Záznam uložíte tlačítkem Zavřít nebo přechodem na jiný záznam.

Doklady záloh se neúčtují! Pokud vedete pro zálohy vlastní knihy (Vydané či přijaté zálohové faktury) a nastavíte: Účtovat Ano, tato volba bude ignorována. Účtování skladových dokladů zrušíte v případě, že provádíte roční inventuru (metoda účtování B).

Účtování skladu podle typu produktu

Možnost definovat na jednom skladu různé účty skladu podle typu produktu je určena hlavně pro výrobní firmy. Díky tomuto nastavení není potřeba evidovat a spravovat oddělené sklady pro zboží, materiál a výrobky. Účty skladu pro jednotlivé typy produktů nastavíte jedním ze dvou způsobů popsaných níže. Účtování skladových dokladů (skladová příjemka, skladová výdejka, vratka příjemky, vratka výdejky a převodka) je popsáno v článku Účtování skladu podle typu produktu.

1. Nastavení účtů skladu podle typu produktu

  • V okně Možnosti Varia/Moduly: Sklad/Agendy: Sklad/Knihy/„Vaše kniha” je umístěna funkce Konta skladu podle typu produktu.

2. Nastavení účtů skladu z dialogu „Možnosti předkontací”

  • Na kartě Možnosti knih, klepnutím na symbol  vedle pole sloupce „Účtovat” otevřete dialog „Konto skladu” (obr. 4). V okně nastavíte konta pro jednotlivé typy produktů.
  • Klepnutím na znak < zobrazíte předkontace knihy → přepnutím na kartu Knihy dokladů.
  • Znak < se zobrazuje u knih dokladů a symbol  u skladů. 

V dialogu Možnosti předkontací, na kartě Možnosti knih, nastavíte konta pro jednotlivé typy produktů v dialogu Konto skladu

Obrázek 4: V dialogu „Možnosti předkontací”, na kartě „Možnosti knih”, nastavíte konta pro jednotlivé typy produktů v dialogu „Konto skladu”

Karta Střediska

Slouží pro definování středisek:

  • Zadáte: Název nebo kód střediska a případně poznámku.
  • Záznam uložíte tlačítkem Zavřít nebo přechodem na jiný záznam.

Záleží na vašem uvážení a také potřebách, jak střediska označíte. Pokud budete chtít získávat výsledky pouze za jednotlivá střediska - vystačíte s jejich názvy. Pokud ale budete chtít i výsledky skupinové (pro více středisek dohromady), doporučujeme použít hierarchie:

Příklad

Číselné kódy (pro jemnější rozdělení) nebo

Názvy (pro hrubší rozdělení)

01

Praha

Praha

0101

Praha - západ

Praha - západ

010101

Praha - západ - technici

Praha - východ

010102….

Praha - západ - prodejci

…

0102

Praha - východ

Kladno

010201….

Praha - východ - technici

Kladno - Kročehlavy

02

Kladno

Kladno - Rozdělov

0201….

Kladno - Kročehlavy

 

0202….

Kladno - Rozdělov

 

Díky tomu můžete zjistit výsledky pro celou Prahu, pro Prahu západ…

 

Definici středisek je vhodné příliš neměnit. Zejména přepis nebo vymazání střediska, na které je již účtováno, je nevhodné. V takovém případě údaje za původní středisko nepůjdou vytisknout, i když na dokladech na něj bude účtováno. Výběr k tisku se provádí výhradně podle číselníku, kde údaj již nebude uvedený.

 

Jak vytvářet zálohové faktury s více řádky různých předkontací?

 

Související dokumenty