Doporučení pro práci s agendou Adresář

Agenda Adresář je klíčovým nástrojem pro správu kontaktů ve Variu. Aby byla práce s ní efektivní, doporučujeme následující postupy:

 Odložení neaktivních kontaktů 

Pokud v adresáři evidujete firmy, se kterými již neobchodujete nebo které zanikly, nelze je zcela odstranit, pokud jsou navázány na historické doklady.
Pro zpřehlednění aktivního adresáře doporučujeme:

  • Vytvořit novou knihu kontaktů s názvem např. „Adresář neaktivní”.
  • Pomocí funkce Hromadný předvod kontaktů do knihy... přesunout neaktivní záznamy.
  • Tímto způsobem zůstanou historická data zachována, ale aktivní adresář bude přehlednější.

 Sdružené firmy 

Obchodujete s firmami, které patří do jedné skupiny (např. mají stejného vlastníka)?
Využijte pole Skupina na kartě Obecné v detailu kontaktu:

  • Zadejte název mateřské firmy jako identifikátor skupiny.
  • Umožní vám to sledovat např. obraty zákazníků za jednotlivé firmy i za celou skupinu.

 Přednastavení obchodních údajů 

Nechcete, aby se při vložení kontaktu do dokladu automaticky přenášela splatnost?

 Provize obchodních zástupců 

Pro sledování provizí obchodních zástupců doporučujeme:

  • Pokud má zástupce na starosti konkrétní firmy, zadejte jeho jméno do pole Referent na kartě Obchodní v adresáři.
  • Pokud se zástupci střídají, sledujte je přímo v zakázkách – zadejte je do pole Referent u konkrétního obchodního případu.

 Kontrola duplicity a údržba adresáře 

  • Před založením nového kontaktu ověřte, zda již v adresáři neexistuje – např. pomocí hledání podle IČO nebo názvu.
  • Využívejte skupiny adres pro logické členění kontaktů (např. dodavatelé, zákazníci).
  • Pravidelně kontrolujte a aktualizujte neaktivní nebo neaktuální záznamy.
  • Využívejte historii změn pro sledování úprav v záznamech.

 

Související dokumenty