Doporučení pro práci s agendou Adresář
Agenda Adresář je klíčovým nástrojem pro správu kontaktů ve Variu. Aby byla práce s ní efektivní, doporučujeme následující postupy:
Odložení neaktivních kontaktů
Pokud v adresáři evidujete firmy, se kterými již neobchodujete nebo které zanikly, nelze je zcela odstranit, pokud jsou navázány na historické doklady.
Pro zpřehlednění aktivního adresáře doporučujeme:
- Vytvořit novou knihu kontaktů s názvem např. „Adresář neaktivní”.
- Pomocí funkce Hromadný předvod kontaktů do knihy... přesunout neaktivní záznamy.
- Tímto způsobem zůstanou historická data zachována, ale aktivní adresář bude přehlednější.
Sdružené firmy
Obchodujete s firmami, které patří do jedné skupiny (např. mají stejného vlastníka)?
Využijte pole Skupina na kartě Obecné v detailu kontaktu:
- Zadejte název mateřské firmy jako identifikátor skupiny.
- Umožní vám to sledovat např. obraty zákazníků za jednotlivé firmy i za celou skupinu.
Přednastavení obchodních údajů
Nechcete, aby se při vložení kontaktu do dokladu automaticky přenášela splatnost?
- Vypněte automatické vyplňování v šabloně dokladu.
- Splatnost pak zadáte ručně přímo v dokladu.
- Podrobnosti najdete v dokumentu Zadání data splatnosti do dokladů v sekci Tipy a triky.
Provize obchodních zástupců
Pro sledování provizí obchodních zástupců doporučujeme:
- Pokud má zástupce na starosti konkrétní firmy, zadejte jeho jméno do pole Referent na kartě Obchodní v adresáři.
- Pokud se zástupci střídají, sledujte je přímo v zakázkách – zadejte je do pole Referent u konkrétního obchodního případu.
Kontrola duplicity a údržba adresáře
- Před založením nového kontaktu ověřte, zda již v adresáři neexistuje – např. pomocí hledání podle IČO nebo názvu.
- Využívejte skupiny adres pro logické členění kontaktů (např. dodavatelé, zákazníci).
- Pravidelně kontrolujte a aktualizujte neaktivní nebo neaktuální záznamy.
- Využívejte historii změn pro sledování úprav v záznamech.
Související dokumenty