Automatické rozesílání e-mailů
Obsah
- Úvod
- Nastavení parametrů v dialogu Automatické rozesílání e-mailů
- Instalace
- Spuštění doplňku
- Informace, které firma zajistí před instalací řešení
- Související dokumenty
Obrázky v dokumentu neslouží jako závazný příklad nastavení a mohou být kdykoli bez ohlášení revidovány.
Úvod
Doplněk Automatické rozesílání e-mailů umožňuje ručně nebo automaticky odeslat doklady e-mailem podle nastavených parametrů. Pro každou účetní jednotku (firmu) je možné vytvořit více druhů odeslání. Zároveň lze nastavit, aby se do přílohy e-mailu vložil tiskový formulář nebo zobrazení ve formátu PDF, ISDOC, csv nebo txt.
Nastavení parametrů v dialogu Automatické rozesílání e-mailů
Karta Nastavení
Obrázek 1: Dialog Automatické rozesílání e-mailů na kartě Nastavení.
Tabulka 1, obr. 1: Popis parametrů na kartě Nastavení v dialogu Automatické rozesílání e-mailů.
| POLE (FUNKCE) | POPIS |
|---|---|
| Profil nastavení | Při prvotním otevření doplňku je nabídka pole prázdná. Jakmile uložíte nastavení parametrů všech karet, zobrazí se profil nastavení pod uživatelským názvem, který příště můžete vybrat z nabídky  pole. Pro každou účetní jednotku (datovou firmu) můžete nastavit více profilů. Klepnutím na Odstranit profil smažete vybrané nastavení. |
| Tiskový formulář | Z nabídky vyberete tiskový formulář, který se vloží do přílohy e-mailu (je potřeba mít spuštěné Vario v agendě, ve které se tiskový formulář nachází). |
| Certifikát pro podpis | V seznamu se nabízí instalované certifikáty – pole použijete, pokud budete chtít posílat digitálně podepsané soubory PDF. |
| Složka souborů | Klepnutím na tlačítko  vyberete složku, do které se uloží vyexportované PDF soubory. |
| Další přílohy | Klepnutím na Nová příloha lze přidat do seznamu přílohy, které se budou automaticky připojovat ke každému e-mailu (do pole zkopírujte/zapište cestu k příloze). |
| Formát příloh | Vyberte  typ souboru PDF nebo ISDOC nebo Vlastní. |
| Seskupovat za e-mail | Při zatržení této volby se doklady se stejným e-mailem vloží do jednoho e-mailu. (Pozor: ověřte si, zda nemají různé firmy/kontakty stejný kontaktní e-mail.) |
| Neodeslat e-maily bez příloh | Při zatržení této volby se maily bez příloh neodešlou. |
| Uložit nastavení |
Uloží nastavení parametrů všech karet pod uživatelským názvem, který příště můžete vybrat v seznamu |
| Odeslat | Pro každou účetní jednotku (datovou firmu) můžete nastavit více profilů, ze kterých e-maily automaticky rozešlete. Tlačítko je dostupné na všech kartách dialogu. |
| Storno | Parametry na kartě Nastavení nebudou uloženy do profilu. Tlačítko je dostupné na všech kartách dialogu. |
Karta E-mail
Obrázek 2: Dialog Automatické rozesílání e-mailů na kartě E-mail.
Tabulka 2, obr. 2: Popis parametrů na kartě E-mail v dialogu Automatické rozesílání e-mailů.
| POLE (FUNKCE) | POPIS |
|---|---|
| Profil nastavení | Při prvotním otevření doplňku je nabídka pole prázdná. Jakmile uložíte nastavení parametrů všech karet, zobrazí se profil nastavení pod uživatelským názvem, který příště můžete vybrat z nabídky pole. Pro každou účetní jednotku (datovou firmu) můžete nastavit více profilů. Klepnutím na Odstranit profil smažete vybrané nastavení. |
| Předmět |
Do pole zapište statický text nebo můžete použít různé tagy. Příklady tagů se nabízí přes pravé tlačítko myši v daném poli.
|
| Body (Text e-mailu) | Do pole zapište statický text nebo využijte různé tagy (viz příklady v poli Předmět, příp. nápověda Vytváření kritérií, Vytváření kritérií pro pokročilé a Šablony e-mailů). |
| Uložit nastavení | Uloží nastavení parametrů všech karet pod uživatelským názvem, který příště můžete vybrat v seznamu pole Profil nastavení. Klepnutím na Odstranit profil smažete vybrané nastavení. Tlačítko je dostupné na všech kartách dialogu. |
| Odeslat | Pro každou účetní jednotku (datovou firmu) můžete nastavit více profilů, ze kterých e-maily automaticky rozešlete. Tlačítko je dostupné na všech kartách dialogu. |
| Storno | Parametry na kartě Nastavení nebudou uloženy do profilu. Tlačítko je dostupné na všech kartách dialogu. |
Karta SMTP
Obrázek 3: Dialog Automatické rozesílání e-mailů na kartě SMTP.
Tabulka 3, obr. 3: Popis parametrů na kartě SMTP v dialogu Automatické rozesílání e-mailů.
| POLE (FUNKCE) | POPIS |
|---|---|
| Profil nastavení | Při prvotním otevření doplňku je nabídka pole prázdná. Jakmile uložíte nastavení parametrů všech karet, zobrazí se profil nastavení pod uživatelským názvem, který příště můžete vybrat z nabídky pole. Pro každou účetní jednotku (datovou firmu) můžete nastavit více profilů. Klepnutím na Odstranit profil smažete vybrané nastavení. |
| E-mail od | E-mailová adresa odesílatele. Příjemci se tato adresa zobrazí v přijaté poště. |
| Server |
SMTP je server na odesílanou poštu. Pokud se nastaví nekorektně, pošta neodchází a zůstává na lokálním počítači. Adresu smtp serveru získáte:
|
| Port | Číslo komunikačního portu vám sdělí administrátor vaší firemní (podnikové) sítě. |
| Login | Poštovní server vyžaduje SMTP autorizaci, resp. ověření uživatele před odesláním pošty. Zadejte uživatelské jméno. Jestliže si těmito údaji nejste jisti, kontaktujte svého administrátora. |
| Heslo | Jestliže při exportu certifikátu do souboru (většinou s příponou *.pfx) je zadáno heslo, je třeba toto heslo vyplnit. |
| Kódování | Možnost kódování zprávy v UTF-8. Ponechte „Výchozí”, pokud vše funguje. |
| Zabezpečení připojení k serveru | Vyberte zabezpečenou komunikaci. Služba TLS a SSL slouží k šifrováni spojení přes protokol HTTP. Na výběr jsou tři možnosti SSL, TLS a Bez zabezpečení. (Obvykle se používají porty 587 – TLS, 443 – SSL, 25 – Bez zabezpečení. Není to ale pravidlem.) |
| E-mail správce | E-mail oprávněného správce. |
| Testovací režim | Zatržením doplněk otestuje správnost nastavení pro odesílání mailu. Pokud test skončí chybou (nepodaří se připojit k serveru a e-mail odeslat), kontaktujte administrátora sítě. |
| Uložit nastavení | Uloží nastavení parametrů všech karet pod uživatelským názvem, který příště můžete vybrat v seznamu pole Profil nastavení. Klepnutím na Odstranit profil smažete vybrané nastavení. Tlačítko je dostupné na všech kartách dialogu. |
| Odeslat | Pro každou účetní jednotku (datovou firmu) můžete nastavit více profilů, ze kterých e-maily automaticky rozešlete. Tlačítko je dostupné na všech kartách dialogu. |
| Storno | Parametry na kartě Nastavení nebudou uloženy do profilu. Tlačítko je dostupné na všech kartách dialogu. |
Karta Zdroj dat
Obrázek 4: Dialog Automatické rozesílání e-mailů na kartě Zdroj dat.
Do pole karty Zdroj dat (obr. 4, tab. 4, 5) zapíšete sql dotaz, který vybere doklady k odeslání e-mailem.
- Nabídka pole Profil nastavení, funkce Odstranit profil a tlačítek viz předchozí popis (tab. 1., 2., 3.).
Tabulka 4, obr. 4: Povinná pole (ta, která musí dotaz „vracet”)
| Povinná pole | POPIS |
|---|---|
| Primarni_klic | Většinou se jedná o číslo dokladu. |
| E_Mail | E-mailová adresa, na kterou se má e-mail/doklad(y) odeslat. |
| Agenda | Agenda, ve které je registrován odesílaný tiskový formulář a zároveň agenda, ze které je odesílaný záznam. |
Tabulka 5, obr. 4: Nepovinná pole (mají význam při odeslání e-mailu)
| NEPovinná pole | POPIS |
|---|---|
| e_mail_nazev_souboru | Pojmenování pdf souboru (jinak je název vytvářen stejně jako při standardním exportu z Varia). |
| e_mail_kopie | Pošle se v e-mailu jako kopie. |
| e_mail_reply_to | Pošle se v e-mailu jako „odpovědět komu”. |
| + všechna pole, která „vrací” dotaz | Pokud pole uvedete do <% [NazevpoleZDotazu] %> lze do předmětu a těla zprávy vkládat například název firmy, datum, apod. |
Do pole karty Zdroj dat (obr. 4) můžete zapsat i sql dotaz, který „vrací” konstanty, například e_mail_kopie as ‘info@firma.cz‘.
Příklad
Odeslání všech vydaných faktur zadaných do roku 2021, které doposud nebyly odeslány.
- Select číslo_dokladu as Primarni_klic, e_mail, ‚Vydané doklady‘ as Agenda
- From doklady
- Where Not Kategorie like ‘*Email odeslán;*‘ and rok = 2021 and typ_dokladu= ‘FV‘
Po odeslání e-mailu se do kategorie dokladu (záznamu) zapíše text: „E-mail odeslán” a do deníku se zapíše info o odeslaném e-mailu včetně názvu profilu.
Konec příkladu
Instalace
- Poklepejte na soubor Automaticke_rozesilani_emailu.vario a po dokončení instalace vypněte/zapněte Vario.
Spuštění doplňku
- Ručně – ribbon Domů/Doplňky/Automatické rozesílání e-mailů/tlačítko Odeslat .
- Naplánovanou úlohou
2a) Vytvoření bat souboru
2b) Naplánování úlohy
Obsah bat souboru:
I. Naplánovaná úloha je na:
i) serveru
"C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\OFFICE14\MSACCESS.EXE" "C:\Program Files\Vario\Doplnky\Automaticke_rozesilani_emailu\Automaticke_rozesilani_emailu.mda" /wrkgrp "C:\Program files\Vario\Data\Vario.mdw" /User Lenka Trojanová /Pwd 123 /Cmd /Pwd 123 /Mode Silent /Automat True /Firma 4999 /Profil Odeslání VF
ii) terminal serveru
#Set RootDrive=V:
#Net Use %RootDrive% /D >NUL
#Subst %RootDrive% /D >NUL
#Subst %RootDrive% %USERPROFILE%
Set RootDrive=V:
Set Cesta="C:\Users\"
Set Nazev_odesilace=Faktura
Net Use %RootDrive% /D >NUL
Subst %RootDrive% /D >NUL
Subst %RootDrive% %Cesta%%UserName%
II. Úprava bat souboru:
- "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\OFFICE14\MSACCESS.EXE"
- cesta na MS Access
- "C:\Program Files\Vario\Doplnky\Automaticke_rozesilani_emailu\Automaticke_rozesilani_emailu.mda"
- cesta na doplněk u uživatele, pod kterým se bude doplněk spouštět
- "C:\Program files\Vario\Data\Vario.mdw"
- cesta na data na soubor vario.mdw
- /User Lenka Trojanová /Pwd 123 /Cmd /Pwd 123
- Uživatel a heslo
- /Firma 4999
- číslo dat firmy
- /Profil Odeslání VF
- název profilu v doplňku
Informace, které firma zajistí před instalací řešení
- Kvůli odesílání e-mailů je třeba znát jméno „smtp serveru” a „port”.
- Pokud server používá ověření uživatele, tak ještě „uživatele” a „heslo”.
- Informaci, zda se používá zabezpečené připojení k serveru (SSL).
Export dokladu ve formátu csv
- Do tiskového formuláře je potřeba vložit funkce:
Function ExecutePodminkaProEmail(ByVal Podminka As String, ByVal Soubor As String) As String
On Error GoTo Chyba
Dim R As Recordset
Dim SQL As String
Dim SouborCSW As String
Dim CisloDokladu As String
Dim sChyba As String
SouborCSW = DejCastCesty(Soubor, avCastCestyCesta) & DejCastCesty(Soubor, avCastCestySouborBezPripony) & ".csv"
If SouborExistuje(SouborCSW) Then KillExtended SouborCSW
CisloDokladu = GetToken(Podminka, 2, "=")
If Left(CisloDokladu, 1) = "'" Then CisloDokladu = Mid(CisloDokladu, 2)
If Right(CisloDokladu, 1) = "'" Then CisloDokladu = Left(CisloDokladu, Len(CisloDokladu) - 1)
SQL = "PARAMETERS parCisloDokladu Text;"
SQL = SQL & "SELECT Polozky_dokladu.produkt, položky_dokladu.cislo, položky_dokladu.mnozstvi,"
SQL = SQL & " FROM Polozky_dokladu"
SQL = SQL & " WHERE Polozky_dokladu.Cislo_dokladu = [parCisloDokladu] And (Polozky_dokladu.Stav Is Null Or Polozky_dokladu.Stav<>'Interní položka') AND (Polozky_dokladu.Zdanitelne_plneni Is Null OR Polozky_dokladu.Zdanitelne_plneni <> 'Přirážka'))"
Set R = Vario.Databaze.AdHocDotazDB(CodeDb, SQL, CisloDokladu).DejRecordset(KeCteni)
Vario.Pomucky.SaveToCSV R, SouborCSW, "utf-8", ";", vbCrLf
R.Close
ExecutePodminkaProEmail = SouborCSW
'Možno předat i více souborů najednou oddělené středníkem
GoTo Konec
Chyba:
sChyba = StringFormat(" Pro TF 'Dodací list Dobrovský' s podmínkou '{0}' a souborem '{1}'.", Podminka, Soubor)
Vario.Chyby.GenerujVyjimku Err.Number, Err.Description & sChyba, TypeName(Me) & "::ExecutePodminkaProEmail"
Konec:
End Function
- Červeným písmem je označen text, který je potřeba upravit podle toho, co se má exportovat.
Export dokladu ve formátu txt
- Do tiskového formuláře je potřeba vložit funkce:
Function ExecutePodminkaProEmail(ByVal Podminka As String, ByVal Soubor As String) As String
On Error GoTo Chyba
Dim R As Recordset
Dim SQL As String
Dim SouborTXT As String
Dim CisloDokladu As String
Dim sChyba As String
Dim lExportovano As Boolean
Dim lRadek As String
SouborTXT = DejCastCesty(Soubor, avCastCestyCesta) & DejCastCesty(Soubor, avCastCestySouborBezPripony) & ".txt"
If SouborExistuje(SouborTXT) Then KillExtended SouborTXT
CisloDokladu = GetToken(Podminka, 2, "=")
If Left(CisloDokladu, 1) = "'" Then CisloDokladu = Mid(CisloDokladu, 2)
If Right(CisloDokladu, 1) = "'" Then CisloDokladu = Left(CisloDokladu, Len(CisloDokladu) - 1)
SQL = "PARAMETERS parCisloDokladu Text;"
SQL = SQL & "SELECT Polozky_dokladu.produkt, položky_dokladu.cislo, polozky_dokladu.carovy_kod,položky_dokladu.mnozstvi"
SQL = SQL & " FROM Polozky_dokladu" SQL = SQL & " WHERE Polozky_dokladu.Cislo_dokladu = [parCisloDokladu] And (Polozky_dokladu.Stav Is Null Or Polozky_dokladu.Stav<>'Interní položka') AND (Polozky_dokladu.Zdanitelne_plneni Is Null OR Polozky_dokladu.Zdanitelne_plneni <> 'Přirážka'))"
Open SouborTXT For Output As #1
lExportovano = True
Set R = Vario.Databaze.AdHocDotazDB(CodeDb, SQL, CisloDokladu).DejRecordset(KeCteni)
Do Until R.EOF
lRadek = ZarovnatText(Nz(R!Produkt), 13, True, " ")
lRadek = lRadek & ZarovnatText(Nz(R!cislo), 18, True, " ")
lRadek = lRadek & ZarovnatText(Nz(R!Carovy_kod), 15, True, " ")
lRadek = lRadek & ZarovnatText(Replace(Format(R!Mnozstvi, "0.0"), ",", "."), 8, False, " ")
Print #1, lRadek
R.MoveNext
Loop
ExecutePodminkaProEmail = SouborTXT
GoTo Konec
Chyba:
sChyba = StringFormat(" Pro TF 'Dodací list Dobrovský 3' s podmínkou '{0}' a souborem '{1}'.", Podminka, Soubor)
Vario.Chyby.GenerujVyjimku Err.Number, Err.Description & sChyba, TypeName(Me) & "::ExecutePodminkaProEmail"
Konec:
On Error Resume Next
If lExportovano Then
Close #1
End If
If Not R Is Nothing Then
R.Close
Set R = Nothing
End If
End Function
Export zobrazení e-mailem
;passthrough=SELECT DISTINCT Ciselnik.Hodnota AS E_mail, 'SETRA_Sellout' AS Primarni_klic, 'Deník událostí' AS Agenda
FROM firmy.dbo.Ciselnik
WHERE Ciselnik.Ciselnik='EmailySalesOutSetra'
ORDER BY Ciselnik.Hodnota;
;PASSTHROUGH_DATABASE=Data####;
Pokud si s nastavením doplňku Automatické rozesílání e-mailů nevíte rady, kontaktujte nás, rádi vám poradíme.