Import Rossum-Elis

Obsah

O systému Rossum Elis

Systém Elis firmy Rossum využívá prvky umělé inteligence k automatickému načítání informací z faktur. Podstatou této technologie je takzvané kognitivní vytěžování dat. To funguje úplně jinak než tradiční technologie na trhu, u kterých se typicky setkáte s nutností ručně vytvářet šablony a pravidla pro jednotlivá pole.

  • Systém Elis obsahuje neuronové sítě, které napodobují způsob, jakým hledá informace v dokumentu člověk. Nezáleží jim na konkrétní šabloně dokladu a místo ručního nastavování se samy učí z příkladů. Cílem je zrychlit práci lidí, poskytnout firmám větší flexibilitu a spolehlivost. Zaměstnanci se pak mohou soustředit na složitější úkoly nebo úkoly vyžadující kreativitu.

Popis doplňku

Doplňkové řešení Import Rossum-Elis umožňuje načítání analyzovaných dokladů ze systému Rossum-Elis. Jedná se o obecný doplněk Varia, který se spouští na vyžádání uživatele a nepodporuje žádnou automatizaci.

Instalace doplňku

Doplněk Import Rossum-Elis instalujte z Vario Shopu.

Licencování doplňku

K nasazení řešení Import Rossum-Elis potřebujete získat stejnojmennou licenci, která se vydává na datový profil.

Obrazová dokumentace je ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.

Nastavení importu Rossum-Elis

A. Základní nastavení 

Před importem (stahováním dokladů do Varia) je potřeba doplněk nastavit. Nastavení najdete v možnostech Varia v sekci Doplňky – Obecné doplňky – Inport Rossum-Elis, kde tlačítkem  Nastavení importu  otevřete dialog Nastavení importu Rossum-Elis (obr. 1).

V dialogu nejprve na kartě Základní nastavení (obr. 1) vyplníte následující hodnoty:

  • Přihlašovací jméno a heslo  do systému Rossum-Elis.
  • Pro správné nastavení ostatních parametrů importu můžete využít funkci Obnovit výchozí nastavení v zápatí dialogu.
  • Stavy dokladů k importu ComboBox - Nabídka umožňují filtrovat stahované doklady, které již byly validovány, ale ještě nedošlo k jejich importu.
  • Do pole Doklady od data Dialog Kalendář lze zadat datum, které odfiltruje starší doklady a zajistí se tak stažení pouze nových dokladů.
  • V poli Po importu nastavit stav ComboBox - Nabídka se zadává stav dokladu v systému Rossum-Elis, který se má na dokladu nastavit po importu do Varia.
  • Stránkování ComboBox - Nabídka obvykle není potřeba nijak upravovat.
  • V poli Rok dokladu určovat podle ComboBox - Nabídka je potřeba vybrat datum, který určí příslušnost dokladu do hospodářského roku. Na výběr je z hodnot Datum vystavení dokladu a DUZP dodavatele.
  • Do pole Složka dokumentů ComboBox - Nabídka lze nastavit síťovou složku pro stažení a uložení původních PDF dokumentů. Uložené dokumenty jsou následně propojené na kartu Dokumenty importovaného dokladu.
  • V systému Rossum-Elis jsou doklady řazené to takzvaných front. Do Varia se každá z těchto front importuje do konkrétní knihy ComboBox - Nabídka. Toto nastavení je k dispozici ve spodní polovině dialogu. Typově vznikají doklady, které jsou nastavené jako výchozí typ dokladu v dané knize.

Nastavení importu v dialogu Možnosti Varia v sekci Doplňky – Obecné doplňky – Import Rossum-Elis a karta Základní nastavení

Obrázek 1: Nastavení importu v dialogu Možnosti Varia v sekci Doplňky – Obecné doplňky – Import Rossum-Elis a karta Základní nastavení.

 

  • Identifikační číslo fronty lze zjistit z URL adresy po přihlášení do systému Rossum-Elis a po otevření požadované fronty dokladů (obr. 2).

Identifikační číslo (ID) fronty v URL adrese v systému Rossum-Elis

Obrázek 2: Identifikační číslo (ID) fronty v URL adrese v systému Rossum-Elis.

B. Nastavení polí (volitelné)

Před importem (stahováním dokladů do Varia) je potřeba doplněk nastavit. Nastavení najdete v možnostech Varia v sekci Doplňky – Obecné doplňky – Inport Rossum-Elis.

  • Tlačítkem  Nastavení importu  otevřete dialog Nastavení importu Rossum-Elis (obr. 3) a na kartě Nastavení polí (volitelné) můžete uživatelsky rozšířit rozsah importovaných dat (viz níže).

Detail dialogu Nastavení importu Rossum-Elis a karta Nastavení polí (volitelné)

Obrázek 3: Detail dialogu Nastavení importu Rossum-Elis a karta Nastavení polí (volitelné).

 

  • Pomocí úpravy schématu fronty v systému Rossum-Elis (obr. 4) lze u dokladů evidovat další dodatečné informace, podobně jako například Vario umožňuje definovat vlastní uživatelská pole.

Dodatečné informace lze evidovat jak na úrovni hlavičky dokladu, tak na úrovni položek.

Úpravy schématu fronty v systému Rossum-Elis

Obrázek 4: Úpravy schématu fronty v systému Rossum-Elis.

 

  • Přidání nových polí v systému Rossum se provádí úpravou schématu v nastavení fronty dokladů (obr. 5). Pokud si chcete přidat vlastní pole na úroveň hlavičky dokladu a pak tato data přenášet do Varia, je potřeba vytvořit sekci s identifikátorem "vario_section" a do ní tato pole zařadit.
  • Mapování polí se pak provádí v možnostech doplňku ve Variu.

Pole definovaná v jiné sekci systému Rossum-Elis není možné importovat do Varia.

Přidání nových polí na úroveň hlavičky dokladu v systému Rossum-Elis

Obrázek 5: Přidání nových polí na úroveň hlavičky dokladu v systému Rossum-Elis.

 

  • Pokud si chcete přidat vlastní pole na úroveň položek dokladů, je třeba pole vložit do sekce "line_items_section", která obsahuje položky dokladu (obr. 6, 7).
  • Při úpravách schématu doporučujeme vycházet z definice existujících polí.
  • Pro bližší informace k editaci schémat doporučujeme prostudovat oficiální dokumentaci systému Rossum-Elis.

Přidání nových polí na úroveň položek dokladů v systému Rossum-ElisPřidání nových polí na úroveň položek dokladů v systému Rossum-Elis

Obrázek 6: Přidání nových polí na úroveň položek dokladů v systému Rossum-Elis.

Oprávnění k doplňku

Nastavte oprávnění k doplňku. Jestliže necháte oprávnění nenastavené, rozumí se, že přístup je povolen v plném rozsahu. Odepření oprávnění používejte zcela výjimečně. Uvědomte si, že jakmile u objektu nastavíte jakékoli oprávnění, mají k němu přístup pouze uživatelé s nastaveným oprávněním. Věnujte pozornost článku nápovědy Nastavení oprávnění.

Pokud si s nastavením systému rolí oprávnění nevíte rady, kontaktujte nás, rádi vám poradíme.

Průběh importu

  • Doplněk spustíte ze seznamu obecných doplňků klepnutím na položku s názvem Import Rossum-Elis. Průběh importu je indikován stavovým formulářem s ukazatelem průběhu.
  • Kontakty na doklady se dohledávají podle IČO, DIČ nebo podle bankovního spojení. Pokud se kontakt vyhledá, dojde k jeho vložení do dokladu.
  • Vytvořené doklady ve Variu mají na kartě Dokumenty (obr. 7) připojený odkaz do systému Rossum-Elis s analyzovaným dokladem a zároveň je tento dokument stažený i lokálně do složky dokumentů dle nastavení doplňku. Pokud v nastavení není zadaná složka dokumentů, import je možný, ale zdrojové PDF dokumenty se nestahují a výrazně to zrychluje import dokladů.
  • Položky dokladů se primárně načítají z analyzovaného seznamu položek. Pokud doklad neobsahuje žádnou položku, ale má alespoň rekapitulaci DPH, pak se založí položky dle rekapitulace DPH.
  • Produkty se na položky nikdy nevkládají.
  • Po úspěšném importu dokladů do Varia se zobrazí seznam vystavených dokladů a doklady na straně systému Rossum-Elis jsou přesunuty do stavu Exportováno.
  • Po neúspěšném pokusu o zápis dokladu do Varia se zobrazí seznam problematických dokladů a v systému Rossum-Elis se změní stav dokladu na chybový, aby byl uživatel upozorněn. Při následujícím importu do Varia se pokus o jejich stažení zopakuje. Chybové doklady doporučujeme revidovat.

Detail záznamu Doklad na kartě Dokumenty a připojený odkaz do systému Rossum-Elis s analyzovaným dokladem

Obrázek 7: Detail záznamu Doklad na kartě Dokumenty a připojený odkaz do systému Rossum-Elis s analyzovaným dokladem.

 

Související dokumenty