Tiskový formulář Měsíční hlášení

Obsah:

Měsíční hlášení

  • Tiskový formulář je dostupný z nabídky tiskových formulářů agendy Mzdy. Tento nástroj zajišťuje vlastní zpracování a odeslání hlášení.
  • Formulář slouží
    • k načtení údajů měsíčního hlášení, kontrole údajů v dialogu Možnosti měsíčního hlášení a
    • k automatickému vytváření obsahu řádných, opravných a storno podání JMHZ, elektronickému odeslání podání a zjišťování stavu podání uživatelům s licencí Elektronická podání, evidenci všech podání, exportu xml a zip souboru podání v dialogu Elektronické JMHZ – Přehled.

Měsíční hlášení – načtení údajů

Úvodní formulář

  • Zadejte požadované parametry a spusťte načtení.
  • V případě většího objemu načítaných údajům vyplývajícího z většího počtu zpracovaných mezd, při omezených kapacitních zdrojích, na kterých je Vario provozováno, nebo problému s dostupností validačních služeb na internetu může docházet k prodlevám v načtení údajů. Doporučujeme vyčkat dokončení načtení a otevření dialogu Načtené údaje měsíčního hlášení nebo upozornění na nalezené problémy.
  • Načtení údajů pracovních vztahů, které mají v období podání vytvořenu mzdu, proběhne automaticky. Podání je nutné vytvořit pro všechny zaměstnance, kteří jsou v daném měsíci vedeni jako aktivní v registru zaměstnanců. Do podání je možné zatržením volby Nabídnout k načtení i PPV bez vytvořené mzdy dále zahrnout i pracovní vztahy bez zpracované mzdy. Volba je vhodná pro vztahy, které za daný měsíc nemají zpracovanou mzdu, protože v daném období nemají evidován příjem, např. u DPP nebo výkonu funkce.

Formulář slouží ke spuštění načtení údajů měsíčního hlášení. Zadejte požadované parametry a spusťte načtení.

   
Formulář po načtení údajů

  • Po načtení údajů se zobrazí souhrn výsledku načítání včetně informací o průběhu a případných problémech.

Po načtení údajů se zobrazí souhrn výsledku načítání včetně informací o průběhu a případných problémech.

Protokol chyb

  • Seznam chyb a upozornění zjištěných při načítání údajů otevřete z dialogu Načtené údaje měsíčního hlášení klepnutím na tlačítko Přehled chyb. Slouží ke kontrole správnosti dat před dalším zpracováním. 
  • Pokud přehled chyb obsahuje záznamy, je nutné jim věnovat pozornost a najít jejich příčinu.
  • Při řešení chyb postupujte podle informace v jejím popisu. Pokud má chyba zdroj v evidenci zaměstnanců nebo zpracovaných mzdách, pak tyto chyby napravte samozřejmě se ohledem na požadavek nezměnit údaje odeslané při registraci zaměstnanců a již zpracované mzdy. Po nápravě proveďte nové načtení údajů.
  • Chyba 62 s popisem: „Váš formulář neprošel validací proti XML schématu. Detail chyby:....”, znamená, že došlo k závažnějšímu problému, který mohl způsobit nekompletní načtení údajů. Při výskytu takové chyby nelze podání úspěšně odeslat. V takovém případě se nejdříve věnujte ostatním chybám. Pokud po jejich odstranění chyba 62 přetrvává, kontaktuje technickou podporu týmu Vario.

Upozornění: Při výskytu chyb zkontrolujte protokol před dalším zpracováním.

Seznam chyb a upozornění zjištěných při načítání údajů. Slouží ke kontrole správnosti dat před dalším zpracováním.

Načtené údaje měsíčního hlášení

Dialog Načtené údaje měsíčního hlášení otevřete z úvodního dialogu formuláře tlačítkem Zobrazit načtené. Po úspěšném načtení údajů v prvním kroku zpracování se dialog otevře automaticky.


Seznam záznamů

  • Dialog zobrazuje načtené údaje měsíčního hlášení ve formě seznamu jednotlivých záznamů.
  • Údaje jsou rozděleny na několik karet podle struktury odesílaného podání.
  • Hodnoty jsou načítány z evidence v agendě Personalistika, ze zpracovaných mezd aktuálního období a nastavení aktuálního období.
  • Načtené hodnoty není nutné, kromě výjimečných případů, upravovat.
  • Po klepnutí do libovolného pole se na stavovém řádku zobrazí číslo atributu a jeho název možňující najít k tomuto atributu potřebné informace nebo jeho obsah konzultovat.
  • Pokyny k naplnění jednotlivých atributů Měsíčního hlášení najdete na stránkách JMHZ v bodu 6. Nástroje & dokumenty & odkazy na odkazu Pokyny k vyplnění měsíčního hlášení v dokumentu Všeobecné zásady pro vyplňování měsíčního podání JMHZ.

Dialog zobrazuje načtené údaje měsíčního hlášení ve formě seznamu jednotlivých záznamů.

Přepnutí zobrazení

  • Zobrazení na jednotlivých kartách lze přepnout mezi tabulkovým a detailním pomocí záložek v dolní části dialogu.
  • Detailní zobrazení slouží ke kontrole údajů vybraného záznamu.
  • V detailním zobrazení se mezi jednotlivými záznamy pohybujete pomocí ovládacích prvků pro změnu aktuálního záznamu.

Zobrazení lze přepnout mezi tabulkovým a detailním pomocí záložek v dolní části dialogu.

 

  • Po načtení, kontrole údajů a ověření, že přehled chyb nevykazuje žádné záznamy, je možné klepnout na tlačítko Odeslat podání
  • Odesílaná data jsou znovu zkontrolována. V případě nalezení chyby se zobrazí dotaz, zda si skutečně přejete pokračovat k odeslání podání.
  • Pokud není aktivována licence Elektronické JMHZ zobrazí se dialog pro Aktivaci licence Elektronické JMHZ.

Pokud není aktivována licence Elektronické JMHZ zobrazí se dialog pro Aktivaci licence Elektronické JMHZ

 

  • S aktivovanou licencí je možné pokračovat k samotnému odeslání podání v dialogu Elektronické JMHZ – Přehled, který slouží ke správě a odeslání jednotlivých podání. Nápovědu k této části řešení otevřete přímo z prostředí dialogu Elektronické JMHZ – Přehled.
  • Pro otevření dialogu Elektronické JMHZ – Přehled z úvodního dialogu bez odeslání podání slouží tlačítko Přehled podání. 

Postup podání hlášení (rozšířená verze)

Po otevření detailu formuláře Elektronické JMHZ – Přehled naleznete také stručný bodový návod přímo ve Variu.

Pokud si nejste jisti dalším krokem, orientujte se podle tlačítek s modrým rámečkem. Ta vždy označují doporučený následující krok.

1) Vytvoření rozdílů

Nejprve je potřeba načíst data do tabulky rozdílů.

Formulář nejdříve kontroluje, jaká data byla odeslána v předchozím podání. Při prvním podání za daný měsíc se všechny řádky načtou jako řádné. U opravných podání se načtou pouze rozdíly oproti předchozímu podání, tedy pouze údaje, které je potřeba opravit.

Může se jednat o:

  • opravy,
  • storna,
  • nově vložené pracovní poměry.

Spusťte tedy akci Vytvořit rozdíly, která z aktuálních dat naplní tabulku jednotlivými řádky.

Každý řádek v této tabulce představuje jeden formulář. První dva formuláře obvykle představují souhrn a pojistné (PVPOJ). Ostatní formuláře reprezentují mzdy jednotlivých pracovních poměrů.

2) Vytvoření balíků

Spusťte akci Vytvořit balíky.

Platí následující pravidla:

  • jeden balík = jedno podání,
  • maximálně 1500 formulářů v jednom balíku,
  • při vyšším počtu se další balíky vytvoří automaticky.

Do budoucna plánujeme přidat možnost rozdělování podání na menší balíky (do 300 formulářů) pro přednostní zpracování.

Tato změna se týká pouze firem, které evidují více než 300 mezd nebo pracovníků bez mzdy v jednom měsíci. Pokud nemáte více než 300 formulářů, podání již nyní automaticky spadá do přednostního zpracování.

3) Odeslání hlášení

Způsob odeslání se volí při prvním podání za dané období a následně je závazný pro celé období. Tento krok již nejde změnit.

a) Elektronické podání (doporučeno)

  • Ještě před odesláním je potřeba vyplnit certifikáty v tabulce přehledu podání.
  • Následně spusťte akci Odeslat hlášení.
  • Stav sledujte přes Kontrola stavu hlášení.

Po odeslání je nastaven bezpečnostní interval jedné minuty, během kterého nebude možné zjistit stav podání. Toto omezení slouží jako ochrana proti duplicitním dotazům.

Kontrolu stavu provádějte do okamžiku, než podání získá konkrétní stav.

Možné výsledky:

  • stav OK znamená, že podání bylo úspěšně zpracováno systémem,
  • stav ERROR znamená chybu zpracování. V takovém případě budou formuláře označeny jako Odmítnuto a důvod chyby naleznete v popisu stavu.

Pokud je alespoň část podání ve stavu OK:

  • můžete použít tlačítko Odeslat zprávu DMHZ,
  • tím odešlete dotaz na stav přijatého podání.

I zde platí bezpečnostní interval jedné minuty.

V této fázi již čekáte na stav jednotlivých formulářů:

  • při úspěšném zpracování budou formuláře označeny jako Přijato,
  • v případě chyby budou označeny jako Odmítnuto.

U zprávy DMHZ je navíc nastaven delší bezpečnostní interval. Dotaz na stav podání je možné odeslat maximálně jednou za hodinu. I toto omezení slouží jako ochrana proti duplicitním požadavkům.

Důležité:

Pokud jsou všechny formuláře ve stavu Přijato, nemusí to automaticky znamenat, že celé podání bylo úspěšně dokončeno.

Je potřeba zavřít detail podání a zkontrolovat stav v hlavní tabulce podání. Pokud je vše v pořádku, zobrazí se informace, že podání bylo přijato a je úplné.

Může však nastat situace, kdy například do podání nebyl zahrnut pracovník, který je stále evidován na ČSSZ. V takovém případě bude podání přijato s propustnou chybou a důvod se zobrazí v dolní části tabulky.

b) Datová schránka / ePortál ČSSZ

V tomto režimu dochází pouze k exportu dat.

Obě možnosti se aktuálně chovají téměř totožně, liší se pouze textem výsledného stavu. Rozdělení mezi datovou schránku a ePortál je připraveno kvůli budoucímu rozšíření o možnost načítání zpětných protokolů, pokud je stát v budoucnu zpřístupní.

Podle aktuálně dostupných informací však odesílání přes datovou schránku vrací pouze nepřehledné PDF přehledy, které není možné automaticky importovat.

Z tohoto důvodu jednoznačně doporučujeme využívat Elektronické podání. Pokud tuto možnost nemáte a rozhodujete se mezi ePortálem a datovou schránkou, doporučujeme ePortál ČSSZ.

Postup exportu

  • Spusťte Odeslat hlášení.
  • Zvolte formát XML nebo ZIP.
  • Vyberte umístění pro uložení exportovaného souboru,
  • Soubor následně odešlete přes datovou schránku nebo ePortál.

Důležité:

Exportované XML podání nijak neupravujte. Jakákoli úprava před odesláním znemožní vytváření opravných podání ve Variu a případné opravy bude nutné řešit mimo systém.

Po odeslání:

  • Ručně doplňte stav do pole Přijetí v zobrazení Rozdíly podle výsledku zpracování podání.
  • Bez vyplnění tohoto pole nebude možné vytvářet opravná podání.

Opravy podání

V případě potřeby opravy:

  • upravte data ve Variu,
  • znovu načtěte hlášení,
  • opakujte následující kroky:
    • Vytvořit rozdíly,
    • Vytvořit balíky,
    • Odeslat hlášení.

Systém automaticky rozpozná změny a načte pouze upravené formuláře.

Storno celého podání

Používá se ve výjimečných situacích, kdy se podání v daném měsíci vůbec nemělo podávat. V ostatních případech využijte podání opravné.

 

Pokud byste potřebovali pomoc nebo měli dotazy, rádi vám poradíme.

Dokumentaci a metodické pokyny k této problematice budeme průběžně doplňovat a upřesňovat.

 

Navazující dokumenty

Související dokumenty