• Klepnutím na otevřete okno Najít, pomocí kterého vyhledáte k odkazovanému souboru související záznam agendy Vario.
• Poklepáním na identifikátor v poli Záznam, nebo klepnutím na vedle vyplněného pole zobrazíte detail záznamu Vario.

Agenda a Záznam jsou vyplněny u dokumentů, které jste vytvořili na kartě Dokumenty v detailu nějakého záznamu Varia (nebo byl dokument vygenerovaný systémem). V případě, že jste vytvořili dokument přímo v tabulce agendy Dokumenty a chcete doplnit záznam, ke kterému se dokument vztahuje, klikněte na tlačítko  Otevřít/Najít záznam, daný záznam vyhledejte a vyberte.

Dokumenty, které mají vyplněné údaje Agenda a Záznam se zobrazují na kartě Dokumenty u příslušného záznamu (všem uživatelům bez ohledu na stav).

Formát  → Odkaz

• Můžete používat libovolnou URL – odkaz na webovou stránku, na stránku v intranetu, cestu k souboru nebo složce.
• Soubor je vhodné umístit do složky záznamu, nebo do sdílené složky dokumentů. Vario nabídne zkopírování souboru do složky záznamu (dokumentů) vždy, když připojíte soubor, který se nenachází ve sdílené složce.
• Stačí tedy vybrat soubor (nebo vložit cestu k souboru), který se nachází na lokálním disku a Vario zkopíruje soubor do sdílené složky a změní cestu odkazu na umístění ve sdílené složce. Lokální kopie souboru zůstane v tomto případě zachovaná, soubor se jen zkopíruje.

Souborový server

• Doporučujeme soubory ukládat na souborový server. Vario vytváří adresářovou strukturu, ve které jsou dokumenty uspořádány. Kromě toho je můžete vyhledat díky agendě Dokumenty.
• Soubor je uložen na souborovém serveru (kořenový adresář by měl být sdílený tak, aby k souboru měli přístup všichni uživatelé). V záznamu Dokument je uložena pouze cesta (URL) k souboru.

Formát  → Dokument OLE

• Doporučujeme používat formát Odkaz namísto formátu OLE, protože typ OLE je příliš závislý na aplikaci, která je přidružena k danému typu souboru na konkrétním počítači. To vede k problémům s kompatibilitou.
• Dokumenty OLE však mají jednu přednost: soubor nemusí být umístěn na disku, ale vložen do databáze.

   Volby v okně MS Office Access:

    Vytvořit nový

• vyberte Typ objektu
• Typ objektu lze  zobrazit jako ikonu

 Vytvořit ze souboru

• bez propojení (vloží obsah souboru do dokumentu jako objekt, takže může být aktivován pomocí aplikace, která ho vytvořila).
• s propojením (vloží obraz obsahu souboru do dokumentu. Obraz je propojen se souborem, takže změny ve zdrojovém dokumentu se promítnou v tomto dokumentu).

Formát  → Záznam Varia

• Kromě souborů můžete na kartu Dokumenty vkládat odkazy na záznamy z libovolné agendy Varia. Této funkce využijte tehdy, chcete-li evidovat vazbu na záznamy, které spolu nesouvisí žádným obvyklým způsobem. Například pokud si chcete k detailu majetku v agendě Evidence majetku připojit odkaz na objednávku, kterou objednáváte opravu daného předmětu.
• Klepnutím na otevřete okno Najít.
• Poklepáním na "modrém" identifikátoru v poli Záznam Varia, nebo klepnutím na vedle vyplněného pole Záznam Varia, zobrazíte detail záznamu.

Formát  → Verzovaný dokument

• Umožňuje řízení verzí přiloženého dokumentu. Viz níže Verzované dokumenty.

Formát  → Dokument Portal

• Umožňuje uložení souboru do aplikace Portal. Abyste mohli „Dokument Portal” používat, musíte mít instalovanou aplikaci Portal a doplněk Propojení s aplikací Portal – VarioPortalIntegration.
• Popis propojení Varia a Portalu naleznete v článku Propojení s aplikací Portal – VarioPortalIntegration.
• V rámci GDPR může být Portal užitečným pomocníkem pro bezpečné a centralizované ukládání dokumentů generovaných aplikacemi Word, Excel, dále pak dokumentů formátu PDF apod.

Formát  → Odkaz na dokument Portal

• Umožňuje zadat id libovolného dokumentu v aplikaci Portal. Abyste mohli „Odkaz na dokument Portal” používat, musíte mít instalovanou aplikaci Portal a doplněk Propojení s aplikací Portal – VarioPortalIntegration.
• Popis propojení Varia a Portalu naleznete v článku Propojení s aplikací Portal – VarioPortalIntegration.
• V rámci GDPR může být Portal užitečným pomocníkem pro bezpečné a centralizované ukládání dokumentů generovaných aplikacemi Word, Excel, dále pak dokumentů formátu PDF apod.

Formát  → Odkaz na webový dokument

Nahrát webový dokument

• Vytvořte nový záznam v agendě Dokumenty, typicky na kartě Dokumenty některého záznamu.
• V seznamu Formát vyberte Odkaz na webový dokument.
• Vložte cestu do pole Soubor (nalistujte nebo zkopírujte cestu).
• Soubor se zkopíruje do složky webových dokumentů a do pole soubor se vloží název souboru.
• Podmínkou je, aby uživatel měl přístup do složky webových dokumentů prostřednictvím síťové cesty s oprávněním vytváření záznamů (souborů).

Cesta (URL) dokumentu.

• Aby ostatní oprávnění uživatelé měli možnost tento soubor otevřít, je nutné jej uložit na síti (serveru), nikoliv lokálně.

 (Vyhledat složku)

 (Procházet)

Umožňuje vybrat složku odkazu.

Nalistování příslušného dokumentu (souboru). Otevře dialogové okno k zadání cesty k cílové složce nebo k souboru. 

Otevře typ souboru (složku), v umístění definovaném v poli Odkaz (Záznam, Soubor). Stejného výsledku dosáhnete poklepáním na identifikátor cesty ke složce nebo souboru.

• K otevření různých typů souborů je nutné v počítači mít instalovanou příslušnou aplikaci, např. *.pdf = Adobe Reader; *.doc(x) = MS Word apod.).