» Uživatelé » Dokumentace » Vario » Moduly » Banka » Agenda Banka » Zaevidování jednotlivého výpisu a úhrada dokladu
Zaevidování jednotlivého výpisu a úhrada dokladu
Obsah:
- Základní operace s dokladem Bankovní výpis
- Úhrada dokladu
- Zrušení úhrady dokladu
- Související dokumenty
Obrázek 1: Základní operace s dokladem Bankovní výpis (karta Obecné).
Tab. 1, obr. 1: Popis polí Bankovního výpisu na kartě Obecné.
| Pole/Funkce | Popis |
|---|---|
| Doklad | O jaký doklad se jedná;  v seznamu jsou zobrazovány povolené doklady knihy. Typ dokladu a všechny potřebné údaje můžete pro nové záznamy předvolit v Možnostech knihy. |
| Číslo dokladu | Obsahuje identifikační číslo dokladu, které generuje systém podle pravidla stanoveného v Možnostech knihy. |
| Číslo výpisu | Systémem generované pořadové číslo. Zkontrolujte, případně doplňte číslo výpisu. Dbejte na to, aby číselná řada v systému souhlasila s pořadovými čísly výpisů. Jedině tak budete mít kontrolu, že vám nechybí žádný výpis. |
| Kniha | Informuje o zvolené výchozí knize v Možnostech knihy. |
| Referent | Zobrazuje jméno uživatele, který doklad založil, nebo který byl později nastaven jako správce dokladu. |
| Datum | Datum výpisu. Do pole Datum doplní Vario systémové datum. Můžete jej změnit buď přímým zápisem do pole, nebo datum nastavit pomocí dialogu Kalendář  nebo jej nastavit pomocí funkce Více dat  , které vyvolá dialog Data dokladu. Umožní vložit datum účetního případu pokud je jiné, než datum vystavení nebo DZP. |
| Číslo účtu, kód a pobočka banky | Informace o bance realizující platby. |
| Stav | Stav dokladu. Pomocí Místní nabídky lze nastavit: Zaúčtovat, Uzamknout, Stornovat. |
| Konto dokladu | Konto, na které se účtuje celková částka dokladu. Zde se jedná o účetní číslo konta banky (mělo by být předvoleno v Možnostech knihy). |
| Středisko | Středisko dokladu (mělo by být předvoleno v Možnostech knihy – Číselníky). |
| Účtování | Nastavení hodnot Účtovat, Odúčtováno, Neúčtovat. |
| Zobrazit | Zobrazení položek při tisku. |
| Cizí měna | Označení cizí měny (pro devizové účty). Měnu v případě devizového účtu doporučujeme nastavit ve výchozích hodnotách knihy v Možnostech knihy – je potom stejná pro všechny výpisy v dané knize. |
Postupujte takto:
1. Vytvoříte nový záznam.
2. V závislosti na nastavení výchozích hodnot nového záznamu doplní systém pole dokladu: podle šablony, použité pro založení dokladu a číslo dokladu (podle číselné řady).
3. Vyplníte požadované údaje na kartě Obecné – základní údaje o dokladu (obr. 1 a tab. 1).
4. Přejdete na kartu Položky (obr. 2), kde doplníte položky dokladu a jednotlivé údaje podle výpisu z banky (viz také Příjem výpisů bez Homebankingu).
- V místní nabídce nad položkou bankovního výpisu naleznete příkaz s názvem Vložit položky z příkazu… (obr. 1a). Tento příkaz vám umožní snadno vkládat položky z předchozích příkazů do vašeho výpisu.
Obrázek 1a: Detail dokladu Bankovní výpis na kartě Položky a místní nabídka
- Když vyberete tento příkaz, otevře se vám seznam posledních platebních příkazů, které jste provedli (obr. 1b).
- Můžete si prohlédnout jejich názvy a detaily a vybrat ten, který obsahuje položky, které chcete vložit do svého výpisu.
- Po výběru příkazu se funkce automaticky postará o vložení relevantních položek z tohoto příkazu do vašeho bankovního výpisu.
Obrázek 1b: Dialog Zkopírovat položky příkazu.
- Pole Stav (obr. 2) informuje o stavu dokladu (K úhradě nebo OK): pokud se jedná o doklad ze systému Vario (systém identifikoval doklad podle variabilního symbolu). Tzn., že doklad byl vybrán pomocí 1) Místní nabídky 2) funkcí Hledat doklad či 3) Doklady k úhradě... – pole Stav je nastaveno na hodnotu K úhradě (doklad je připraven k uhrazení) nebo OK (doklad je již uhrazen). Hodnotu doplňuje systém. V případě položky výpisu, která nepředstavuje úhradu dokladu (např. poplatek bance, úroky, vklad apod.) je pole Stav prázdné.
- Přehled stavů položek dokladu a souvisejících dokladů zobrazíte pomocí dialogu Přehled stavů vyvolaného z místní nabídky na kartě Obecné (obr. 1) a nebo na kartě Položky (obr. 2) z nabídky tlačítka Uhradit (Přehled...). Dialog Kursové a finanční rozdíly úhrady vyvoláte z místní nabídky nad položkou dokladu (obr. 2).
5. Na kartě Součet se zobrazují součty a doplňující údaje k dokladu.
6. Zapište, je-li třeba, údaje do polí karet Deník událostí, Dokumenty a Úkoly.
7. Nový záznam uložíte klepnutím na tlačítko Uložit a zavřít / Uložit a nový.
Obrázek 2: Doklad Bankovní výpis, karta Položky.
Úhrada dokladu
Pokud je stav položky: K úhradě, můžete tento doklad uhradit. Podle výpisu z účtu firma doklad uhradila a je třeba nastavit toto uhrazení i v systému. Nemusíte však otevírat jiné moduly (Přijaté či Vydané doklady), úhradu dokladu můžete provést z modulu Banka, například z místní nabídky funkcí Uhradit (obr. 2).
Na výpisu se mohou kromě jiných položek objevit také úhrady dokladů, které si evidujete v systému (vydané faktury, přijaté faktury, zálohy apod.). Tyto doklady můžete v systému identifikovat podle variabilního symbolu (dále VS). Pokud Vario nalezne více dokladů se stejným VS, pokusí se vyhledat doklady tak, že k VS přidává postupně tato kritéria:
- Jen doklady firmy, které patří bankovní účet.
- Jen doklady, kde zbývá uhradit je rovno částce.
- Jen doklady, kde zbývá uhradit je <> 0.
Často se posílají platby, u kterých je jako VS použito IČ firmy. Pokud je údaj VS roven IČ aktuální firmy (účetní jednotky), doplní se vazba na doklad pouze v případě, že částka dokladu se stejným VS souhlasí s částkou zbývá uhradit. Tím se předejde situaci, kdy se například úhrada daně propojí s přijatým dokladem.
Zrušení úhrady dokladu
Pokud jste omylem provedli úhradu jiného dokladu nebo jiné částky, můžete provedení úhrady odvolat: Výběrem příkazu Vrátit úhradu z místní nabídky pole Stav na kartě Položky.
- Pokud chcete uhradit položku nebo zrušit úhradu u jedné položky, udělejte to z místní nabídky nad polem Stav této položky.
- Pokud chcete uhradit položky nebo zrušit úhradu celého dokladu, použijte nabídku vedle tlačítka Uhradit vpravo dole.
- Jestliže jsou některé položky již uhrazené (stav OK) a použijete Uhradit celý doklad, úhrada se provede správně, tedy už uhrazené položky systém přeskočí a uhradí jen ty neuhrazené.
Při zrušení úhrady zálohové faktury, která má souvislost se zakázkou, se neprovádí aktualizace uhrazené zálohy v zakázce. Zálohu je třeba ručně ze zakázky odstranit a případně přiřadit zálohu novou.
Tip
- Pravidelně kontrolujte, zda souhlasí stav účtu podle Varia se stavem účtu podle posledního výpisu.
- Seznam dokladů, které byly uhrazeny funkcí Uhradit z výpisu, můžete zobrazit na kartě Souvislosti – Zobrazit Platby.