» Uživatelé » Dokumentace » Vario » Úvod (pro uživatele) » Import dat » Import prvotních dokladů k zaúčtování
Import prvotních dokladů k zaúčtování
V seznamu importů agend prvotních účetních dokladů:
naleznete import Import dokladů k zaúčtování, který se stará o načtení dokladů odeslaných k zaúčtování.
Import se spouští ze stejných agend, jako export dokladů k zaúčtování.
Účel výměny
| Import slouží k načítání prvotních dokladů do Varia – 1) k zaúčtování při externím vedení účetnictví, nebo 2) k předání dokladů z pobočky na centrálu. Import načítá pouze údaje potřebné k zaúčtování. Přenášené doklady obsahují jen nejnutnější souvislosti týkající se úhrad a záloh dokladu, ovšem už neobsahují další vazby na příjmy, výdeje atd. Použití Exportu / Importu k jiným účelům není doporučeno. |
Import dokladů jen do knihy typu "E"
Vario podporuje import dokladů vyexportovaných z Varia (verze 11, 12 a 14). Automaticky rozezná, zda předložený soubor obsahuje exportované doklady Varia včetně jejich verze.
Doklady importované a lokálně vytvořené se striktně oddělují do různých knih. Doklady lze importovat jen do knihy typu E (externí).
| Knihu "E" Vario založí jako externí nebo ji převede na externí pouze během importu. Jiným způsobem knihu nelze vytvořit. |
Export dokladů jen z knih typu "U"
Převod knihy na externí je možný pokud neobsahuje žádné doklady. Export dokladů k zaúčtování exportuje pouze doklady z knih typu U (uživatelských). Tak je zajištěno, že nedojde k opakovanému odesílání již přijatých -importovaných- dokladů (které se udržují pouze v knihách typu E). Jestliže má firma poboček více a používá rozdělení knih dle poboček, přenášejí se s knihami i informace o pobočkách, aby bylo možné sestavit menu knih stejným způsobem jako na zdrojové stanici.
Typy záznamů Kontakt a Produkt se na straně importu vytvářejí do knih typu "E".
Založení dokladu do externí knihy není zakázané, ale před založením se zobrazí varování. Takto vytvořený doklad se při příštím importu nahradí importovaným dokladem, který vznikne na základě nastavení číselné řady se stejným číslem dokladu na zdrojové stanici. Tuto možnost doporučujeme využít pouze ve výjimečných případech (např. při účetních uzávěrkách).
Založení produktu a kontaktu do externí knihy není zakázané, ale před založením se zobrazí varování. Pokud nebude pojmenování kontaktu nebo produktu stejné jako na zdrojové stanici, při importu se nepřepíše.
| Veškeré kopírování dokladů probíhá v transakci a kdykoliv nastane v průběhu importu nějaká chyba, všechny předchozí změny se stornují. Poznámka: databázová transakce je jako operace dále nedělitelná. Provede se buď jako celek, nebo se neprovede vůbec (a daný databázový systém to dá uživateli na vědomí, např. chybovou hláškou). |
Samotný import probíhá v pořadí: Knihy → Adresář(pokud je připojen) → Katalog (pokud je připojen) → Doklady.
Celkový průběh importu je následující:
| Výběr importního souboru a nastavení importu → |
| → výběr knih |
| → výběr dokladů |
| → kontroly dokladů, adresáře a katalogu |
| → import knih |
| → import adresáře |
| → import katalogu |
| → import dokladů |
| → výpočet úhrad a záloh importovaných dokladů |
| → dokončení importu |
Pomocí příkazu z menu Soubor/Import dat... otevřete dialogové okno Import dat. Popisy jednotlivých dialogů v průvodcích importů jsou si ve Variu podobné. V následujícím textu naleznete základní postup pro importování prvotních dokladů k zaúčtování. K doplnění informací prosím použijte odkazovaný dokument Průvodce importem dat.
V poli Soubor 
zadejte cestu k importnímu souboru (vytvořenému Průvodcem exportem dokladů) a klikněte na OK. Průvodce zkontroluje, zda zvolený soubor obsahuje doklady systému Vario.
- Tlačítkem Importovat spustíte import dokladů.
Odúčtovat aktualizované doklady
Doklady, které jsou v systému již importované a zaúčtované, ale znovu se aktualizují, je možné nechat odúčtovat pomocí volby Odúčtovat aktualizované doklady v úvodním dialogu (výchoze zaškrtnuta). Odúčtovat, tedy aktualizovat nelze doklady, které se nacházejí v uzavřených účetních obdobích. Nejdříve je potřeba zrušit roční účetní uzávěrku a poté je lze aktualizovat.
Neaktualizovat předkontace
Při importu knih dochází i k importu předkontací. Nové předkontace se do systému importují vždy, aktualizaci existujících předkontací lze zakázat pomocí volby Neaktualizovat předkontace v úvodním dialogu (výchoze zaškrtnuta).
Zobrazit záznam o průběhu importu (viz níže)
Importovat Adresář a Importovat Katalog
S doklady lze zároveň přenášet i adresář s kontakty uvedenými na dokladech a katalog s produkty uvedenými na položkách dokladů. Import adresáře nebo katalogu lze povolit/zakázat pomocí voleb v úvodním dialogu (výchoze zaškrtnuté pokud jsou k dispozici).
Import adresáře nebo katalogu je k dispozici pouze tehdy, jestliže při exportu, v dialogu Export prvotních dokladů - nastavení exportu, bylo zatržítky povoleno K dokladům připojit: Firmy a Produkty.
Průběh importu
Na začátku importu lze ze seznamu vybrat knihy, ze kterých chcete importovat doklady.
Typy operací ve sloupci Import:
| Založení nové externí knihy | Pro danou agendu se založí nová kniha typu E (externí). |
| Kniha není prázdná, nelze ji importovat | Kniha je již založená, ovšem obsahuje lokálně vytvořené doklady a proto jí nelze převést na externí. |
| Převedení stávající knihy na externí | Kniha je již založená a lze jí převést na externí, protože je prázdná. |
| Kniha je již přítomná jako externí | Pro danou agendu již existuje taková kniha typu E (externí). |
Pokračujte kliknutím na tlačítko OK
V dalším kroku se zobrazí seznam dokladů s předvybranými doklady, které se na základě stanovených kritérií změnily, nebo v systému zatím chybí.
Typy operací ve sloupci Import:
| Nelze aktualizovat - nelze odúčtovat | Doklad je zaúčtován v uzavřeném účetním období a proto ho nelze odúčtovat. Pro aktualizaci je potřeba zrušit účetní uzávěrku pro dané období. |
| Import | Doklad na cílové stanici není, bude vytvořen. |
| Aktualizace | Doklad je na cílové stanici založený, ale podle zvolených kritérií byla nalezena změna, dojde k jeho aktualizaci. |
| - (pomlčka) | Doklad je na cílové stanici založený, ale nevykazuje žádné změny. |
Pokračujte kliknutím na tlačítko OK
V dalším kroku probíhají kontroly dokladů, adresáře a katalogu. Pokud je nalezen problém, zobrazí se upozornění a nabídne se další řešení. Jestliže kontroly proběhnou v pořádku, pokračuje se přímo v importu.
Pokud se doklad v systému nachází v jiné knize než v importním souboru, nelze ho aktualizovat a je zobrazeno upozornění. Vario má za to, že se jedná o dva různé doklady. Každá kniha by měla mít nastavenou jedinečnou číselnou řadu, aby nenastal konflikt číselných řad. Konflikt je nutné vyřešit na zdrojové stanici, odkud importní soubor s doklady přišel. Pokud si přesto přejete pokračovat v importu ostatních dokladů, vraťte se zpět k seznamu knih a dokladů a zrušte zatržítka u konfliktních dokladů, nebo jejich knih. Pokud se kontakt nebo produkt nachází v systému v jiné knize než v importním souboru, nelze ho aktualizovat a je zobrazeno upozornění.
Na závěr importu dojde k přepočtu úhrad a záloh dle naimportovaných a lokálním systémem vytvořených souvislostí. Úhrady se dopočítávají podle seznamu úhrad. Seznam úhrad je tvořen dvojicí souvisejících dokladů – hrazeného dokladu a dokladu úhrady. Nejdříve se načtou všechny doklady a doplní se seznamy souvislostí a potom se vypočtou úhrady u dokladů ovlivněných změnou seznamu úhrad.
Přejmenování knihy
Potíže s importem dokladů mohou nastat v důsledku přejmenování knihy. Následující situace řeší funkce importu takto:
- Pokud nedojde k žádnému přejmenování knih, kniha A se přenese jako kniha A.
- Jestliže přejmenujete knihu A na B (na straně exportu), provedete export a následný import, založí se nová kniha s novým názvem B. Pokud import proběhl už někdy dříve se starým názvem knihy A, na straně importu zůstane i tato kniha s původním názvem A. Doklady ve staré knize A nebude možné dále aktualizovat, protože knihy dokladů se liší.
- Pokud přejmenujete knihu A na B (na straně importu) a na straně exportu se nic nezmění, založí se nová kniha s názvem A dle exportní strany. Do této knihy A se založí nové doklady, staré doklady zůstanou v původní přejmenované B knize a nebude je možné dále aktualizovat, protože knihy dokladů se liší.
- Pokud přejmenujete knihu na jedné straně a před importem domluvíte její přejmenování i na druhé straně, pak budou všechny doklady v jedné nové knize.
Navazující dokumenty
- Výměna úhrad (Vydané doklady) – podrobný popis exportu a importu úhrad
- Výměna úhrad (Přijaté doklady)
- Výměna úhrad (Interní doklady)
Související dokumenty