Elektronická podání
Obsah:
Doplněk Elektronická podání (EP) umožňuje uživatelům Varia komunikovat s úřady prostřednictvím služeb VAPEP/VREP a EPO. Pomocí doplňku Elektronická podání lze odesílat například tyto typy podání:
- Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ)
- Oznámení žádosti o dávku
- Hlášení při ukončení pracovní neschopnosti
- eNeschopenky
- Vyúčtování daně
- Vyúčtování srážkové daně
- Registrace zaměstnance
- Měsíční hlášení zaměstnavatele
- Přiznání k DPH
- PDS Hlášení k záloze
- PDS Následné hlášení k záloze
- Kontrolní hlášení DPH
- Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele
- Oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance (OZUSPOJ)
Změny související s JMHZ jsou rozsáhlé a průběžně se upřesňují. Na aktualizaci nápovědy pracujeme intenzivně a jednotlivé části postupně doplňujeme. Prosíme proto o shovívavost — obsah budeme rozšiřovat průběžně. Sledujte naše Novinky, abyste měli k dispozici vždy aktuální informace.
Než spustíte doplněk
- Před použitím doplňku prostřednictvím služby VREP se noví elektronicky podávající klienti budou registrovat již pouze na místně příslušné OSSZ (v Praze PSSZ, v Brně MSSZ) – viz odstavec Registrace na správě sociálního zabezpečení.
- Služba EPO České daňové správy MFČR registraci nevyžaduje (identifikace klienta probíhá na základě DIČ).
- Služba VAPEP samostatnou registraci nevyžaduje; postačuje mít podání připravené ve formátu podle specifikace e‑Podání ČSSZ a podepsané uznávaným elektronickým podpisem.
→ VAPEP – Veřejná adresa podatelny pro e‑Podání ČSSZ
- VAPEP je elektronická podatelna České správy sociálního zabezpečení určená pro příjem datových zpráv vytvořených ve formátu e‑Podání ČSSZ. Služba přijímá podání ve formátu XML, které odpovídají schématům publikovaným ČSSZ a jsou opatřeny uznávaným elektronickým podpisem. [cssz.cz]
- Podatelna umožňuje zasílání podání prostřednictvím definovaných rozhraní, která jsou určena výhradně pro datové zprávy odpovídající specifikaci e‑Podání ČSSZ. Ostatní formáty nejsou akceptovány. [cssz.cz]
- Podrobnosti k provozu podatelny, požadavkům na podání a technickým parametrům jednotlivých rozhraní jsou popsány v dokumentu ČSSZ Informace o provozu podatelny VREP/VAPEP. [cssz.cz]
→ VREP – Veřejné rozhraní pro e-Podání
- Doplněk Elektronická podání umožňuje podávat zprávy prostřednictvím portálu VREP.
- Portál VREP je alternativnou k bývalému portálu PVS a je provozovaný Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ).
- Stávající klienti, již registrovaní k elektronickému podávání, nemusí provádět novou registraci. Jejich registrační údaje budou platné také pro komunikaci přes VREP.
→ EPO – elektronická podání pro daňovou správu
- Podání Přiznání k DPH a Souhrnné hlášení je řešeno prostřednictvím portálu EPO.
- Za jeho provoz je odpovědné Ministerstvo financí České republiky (MFČR).
Dalším krokem je získání Kvalifikovaného (podpisového) certifikátu. Certifikáty poskytují akreditované certifikační autority (tab. 1). Certifikát lze zpravidla objednat přímo ze stránek poskytovatele.
| Tabulka 1: Certifikační autority | |
|---|---|
| Certifikát vydávaný I.CA | www.ica.cz |
| Certifikát vydávaný Českou poštou | www.postsignum.cz |
| Certifikát vydávaný společností identity | www.eidentity.cz |
- Na jednotlivých úřadech se musíte k elektronickému podávání přihlásit a zaregistrovat získaný Kvalifikovaný certifikát pro ověření vašich podání.
- Pro typ podání přes VREP si ze stránky úřadu ještě stáhněte šifrovací certifikát pro zabezpečení dat.
→ Česká správa sociálního zabezpečení
Šifrovací certifikát se každoročně mění. Je třeba sledovat jeho platnost, včas z internetu stáhnout nový a instalovat jej. Po instalaci nového certifikátu proveďte jeho nastavení pro jednotlivé typy podání v doplňku „Elektronická podání” v dialogu „Možnosti elektronického podání” na kartě VREP v poli „Šifrovací certifikát”. Pozornost věnujte také článku Podmínky komunikace s ePortálem ČSSZ.
Instalace, spuštění a nastavení
- Doplněk Elektronická podání není třeba instalovat, je standardní součástí Varia.
- V moderním stylu Varia spusťte doplněk z nabídky Vario/Doplňky/Elektronická podání.
- V klasickém stylu Varia spusťte doplněk z menu Nástroje/Doplňky/Elektronická podání.
Postupujte takto:
- V okně dialogu nic neměňte a rovnou použijte tlačítko Další.
Obrázek: Dialog Elektronická podání.
- V dalším okně dialogu klepněte na tlačítko Možnosti…
Obrázek: Dialog Elektronická podání.
Nastavení je seskupeno dle vybraného typu 
elektronického podání v dialogu Nastavení elektronického podání a to na dvou kartách:
nebo
Karta Obecné
Na kartě Obecné (obr. 1 a 2) není potřeba nic nastavovat. Jedinou výjimkou je případ, že s doplňkem pracuje více uživatelů a každý z nich má vlastní podpisový certifikát.
Pokud podání stejného typu odesílá ve firmě více osob a každá má vlastní podpisový certifikát, vytvořte více definic podání stejného typu. Pokud odesílá podání daného typu jen jedna osoba, je vhodnější nastavit všechny vlastnosti do výchozího nastavení (tj. nastavení, které je k dispozici po instalaci doplňku).
Jestliže potřebujete více nastavení daného typu, je možné na základě výchozího typu vytvořit novou definici podání tlačítkem Nové nastavení. Musíte zadat jedinečný název nového nastavení (pozor na duplicity). Přebytečné nastavení lze odstranit tlačítkem Odstranit nastavení. Ostatní parametry na kartě Obecné nedoporučujeme měnit.
→ Typy podání pro VREP jsou např. (obr. 1):
- Nemocenské pojištění od 2009 (výchozí)
- Přehled o výši pojistného na sociální pojištění (sekce Sociální pojištění)
- Registrace zaměstnance
- Hlášení při ukončení PN
- Oznámení žádosti o dávku NP
- Neschopenky
- Oznámení uplatnění slevy
- a další…
Obrázek 1: Příklad dialogu Nastavení elektronického podání, karta Obecné pro typ podání Nemocenské pojištění od 2009 (VREP).
→ Typy podání pro EPO jsou např. (obr. 2):
Obrázek 2: Příklad dialogu Nastavení elektronického podání, karta Obecné pro typ podání Přiznání k DPH (EPO).
Karta EPO
Na kartě EPO (obr. 3) se v případě typu podání:
- PDS Hlášení k záloze
- PDS Následné hlášení k záloze
- PDS Roční vyúčtování
- Vyúčtování daně
- Vyúčtování srážkové daně
- Přiznání k DPH
- Intrastat
- Kontrolní hlášení
- a další…
nastaví certifikát (tab. 2) pro podpis dat a e-mail pro odpověď úřadu.
Obrázek 3: Příklad dialogu Nastavení elektronického podání, karta EPO pro typ podání Hlášení k záloze.
Karta VREP
Na kartě VREP (obr. 4) se nastaví certifikáty (tab. 2) pro podpis a šifrování dat.
Nastavení služby na kartě VREP
Dále je nutné zaznamenat „známá fakta” v nastavení služby. Zadává se dvojice Název hodnoty a Hodnota (obr. 4). Hodnoty jsou k dispozici na www stránkách po přihlášení ke konkrétní službě. Do pole Název hodnoty zapište vars, do pole Hodnota zapište např. pro nemocenské pojištění od ČSSZ přidělený variabilní symbol.
Obrázek 4: Příklad dialogu Nastavení elektronického podání, karta VREP pro typ podání Nemocenské pojištění od 2009 (karta je totožná i pro ostatní typy podání kromě „Přiznání k DPH”).
Pokud zpracováváte doklady dalších firem, za které podání odesíláte, je třeba nastavit doplněk nad každou firmou ve Variu zvlášť.
Použití doplňku
Odeslání podání
Odeslání podání provedete nejlépe přímo z tiskového formuláře Varia. V takovém případě se doplněk otevře a již je vyplněn Soubor podání a Název podání.
| Tabulka 3: Příklady odeslání podání z tiskového formuláře Varia. |
|---|
| Podání Přiznání k DPH se odešle z tiskového formuláře Přiznání k DPH v agendě Účetnictví. |
| Podání PDS Hlášení k záloze z tiskového formuláře Hlášení k záloze na pojistné v agendě Mzdy. |
| Podání PDS Následné hlášení k záloze z tiskového formuláře Hlášení k záloze na pojistné v agendě Mzdy. |
| a další… |
Pokud byste si soubor k odeslání vytvořili jinak, můžete doplněk otevřít:
- V moderním stylu Varia spusťte doplněk z nabídky Vario/Doplňky/Elektronická podání/Odeslat nové podání/Další>.
- V klasickém stylu Varia spusťte doplněk z menu Nástroje/Doplňky/Elektronická podání/Odeslat nové podání/Další>.
- V okně Elektronická podání – Soubor podání (obr. 5) vyplníte cestu k souboru a jeho interní název.
- Tlačítkem Další se posunete na poslední kartu.
Obrázek 5: Dialog Elektronická podání a typ (soubor) podání a nastavení odeslání.
- V závěrečném okně klepnutím na tlačítko Odeslat operaci ukončíte (obsah souboru je podepsán, zašifrován a odeslán).
- Příslušná služba VREP nebo EPO provede základní kontrolu (v podstatě je ověřeno jen jestli je odesílatel registrován k dané službě). Pokud proběhne kladné ověření, je požadavku přiděleno jednoznačné číslo (correlationId).
- Doplněk zobrazí odeslané podání v seznamu odeslaných podání. Stav podání je nastaven na Odesláno – tento stav znamená, že podání bylo doručeno, ale příslušný úřad se k němu dosud nevyjádřil.
Stav podání
Příslušný úřad provede kontrolu zaslaných údajů a podání buďto přijme nebo zamítne. Odpověď úřadu získáte prostřednictvím VREP nebo EPO. Je potřeba vědět, že doby odpovědi jsou různé. Někdy je odpověď k dispozici téměř obratem, jindy trvá několik hodin až dní. Dále je důležité, že úřad pro vás odpověď ukládá jen na omezenou dobu (údajně 60 dní, ale praxe je jiná). Poté odpověď vymaže a stav nelze zjistit.
Naštěstí úřady zasílají po určité časové prodlevě e-mail s informací o přijetí či zamítnutí podání. Po přijetí e-mailu doporučujeme spustit doplněk Elektronická podání a aktualizovat stav podání v seznamu odeslaných podání.
Otevřete doplněk:
- V moderním stylu Varia spusťte doplněk z nabídky Vario/Doplňky/Elektronická podání/Odeslat nové podání/Další>.
- V klasickém stylu Varia spusťte doplněk z menu Nástroje/Doplňky/Elektronická podání/Odeslat nové podání/Další>.
- Zvolte
Prohlédnout si odeslaná podání, … (obr. 6) a přejděte dále, vyberte typ podání (obr. 7), jehož stav chcete zobrazit a přejděte na seznam (obr. 8).
Obrázek 6: Dialog Elektronická podání – odeslání nového podání nebo prohlížení, kontrola či aktualizace odeslaného podání.
Obrázek 7: Dialog Elektronická podání – výběr typu podání a jeho nastavení.
Obrázek 8: Příklad dialoge Elektronická podání – zjištění aktuálního stavu a podrobných informací o odeslaném podání. Pomocí místní nabídky lze položky dialogů filtrovat a řadit.
Poklepáním na textový identifikátor Odesláno ve sloupci Stav podání (obr. 8) se odešle dotaz na VAPEP/VREP nebo EPO. Doplněk poté ze zprávy načte informaci o přijetí či zamítnutí příslušným úřadem. Stav se nastaví na Přijato nebo Odmítnuto.
- U odmítnutých podání musíte zjistit důvod odmítnutí. Poklepejte na identifikátor názvu podání (sloupec Odeslaná podání), otevře se okno Detail podání. V poli Info vidíte důvod odmítnutí. Pokud jsou informace nedostatečné, klepnutím na tlačítko XML detail zobrazíte celou zprávu. Do pole Poznámka si můžete poznamenat vlastní informace. Potom je potřeba odstranit chybu a podání odeslat znovu (zopakujete celý postup, případně opravíte soubor podání a pošlete jej znovu – viz odeslání podání).
Může nastat situace, že jste se na stav podání nedotázali včas a VREP či EPO informaci o stavu podání smazal. Pokud již není informace o výsledku k dispozici, nezbývá, než nastavit stav podání ručně na základě e-mailu od příslušného úřadu.
Poklepáním na identifikátor podání otevřete detail s informacemi o podání. Pokud potřebujete stav podání natavit ručně, vyberte ze seznamu stavů příslušný výsledek. Pole Poznámka můžete použít pro zapsání dalších informací.
Funkce zpracování protokolu podání „Registrace zaměstnance” pro uložení identifikátorů zaměstnanců a jejich zaměstnání do evidence v agendě Personalistika
Návratový protokol podání Registrace zaměstnance obsahuje v případě podání s akcí 1 - Nástup do zaměstnání údaje o přidělených identifikátorech zaměstnanců a jejich zaměstnání. Funkce zpracování protokolu umožňuje tyto identifikátory napárovat a uložit k existujícím záznamům v agendě Personalistika.
- Funkce se aktivuje v dialogu Elektronická podání v tabulce odeslaných podání při akci zjišťující stav podání, kterou vyvoláte poklepáním ve sloupci Stav podání na textový identifikátor Odesláno.
Obrázek: Dialog Elektronická podání s podáním Registrace zaměstnance ve stavu Odesláno. Snímek obrazovky je ilustrační.
- Pokud se jedná o podání Registrace zaměstnance (pro službu REGZEC) a je přijato, objeví se dialog pro povolení párování.
- Je-li podání Registrace zaměstnance pro službu REGZEC přijato, zobrazí se dialog s dotazem na provedení párování identifikátorů.
Obrázek: Dotaz na zkontrolování a dopárování odpovědi REGZEC. Snímek obrazovky je ilustrační.
- Po potvrzení volby Ano se otevře dialog Stav párování REGZEC.
V dialogu Stav párování REGZEC se zobrazuje tabulka se sloupci:
- Pořadí – odpovídá pořadí záznamu v podání.
- Výsledek podání – zobrazuje, zda byl v agendě Personalistika nalezen odpovídající záznam pracovníka a jeho pracovního vztahu, zda záznam nebyl pro chybu přijat (tzn. nebude párován) nebo zda se odpovídající záznam nepodařilo najít v agendě Personalistika.
- Pracovník a Pracovní poměr – zobrazují spárované záznamy pracovníka a pracovního vztahu (pokud byly nalezeny).
- OIČ a IDZ – zobrazují přidělené identifikátory zaměstnance a zaměstnání – Osobní identifikační číslo a Identifikátor zaměstnání, pokud je systém MPSV k danému záznamu podání přidělil.
- Pokud se identifikátory podaří stáhnout a spárovat, uloží se do polí Osobní identifikační číslo a Identifikátor zaměstnání odpovídajících záznamů v agendě Personalistika (Pracovník a Pracovní poměr).
Obrázek: Dialog Stav párování REGZEC po úspěšném spárování záznamu. Snímek obrazovky je ilustrační.
- Pokud záznam podání nebyl přijat, nebo se nepodaří ho napárovat na záznam v agendě Personalistika, je tato informace zapsána do pole sloupce Výsledek podání.
Obrázek: Dialog Stav párování REGZEC s výsledkem, kdy se záznam nepodařilo spárovat nebo nebyl přijat. Snímek obrazovky je ilustrační.
- Po ukončení párování je v dialogu Detail podání v poli Info zobrazen výsledek párování jednotlivých záznamů. Identifikátory se zde zobrazují pouze s pěti posledními znaky uvozenými řetězcem *****. Pokud je uvedeno pouze *****, identifikátory se k danému záznamu nezapsaly.
Obrázek: Detail podání po provedeném párování identifikátorů. Snímek obrazovky je ilustrační.
- Pokud při dotazu na párování (Zkontrolovat a dopárovat REGZEC) odpovíte Ne, dialog se ukončí a v poli Info bude uvedena hodnota Párovat. Poklepáním na pole Info s hodnotou Párovat v detailu přijatého podání vyvoláte párování dodatečně.
Po odeslání podání zůstává otevřená session (tzv. relace, tedy permanentní síťové spojení mezi klientem a serverem) a Vario čeká na odpověď. Pokud dojde k výpadku internetového spojení, session se přeruší a odpověď nepřijde. Podání ale bylo odesláno. E-mailem přijde zpráva, že podání bylo nebo nebylo přijato, ale není založen záznam s identifikátorem, ze kterého by bylo možné zjistit podrobnosti. Chybí též informace, že podání bylo odesláno.
Řešením je (v dialogu prohlížení odeslaných podání, obr. 8) vytvořit podání nové.
→ Klepněte na tlačítko Nový záznam (obr. 8).
→ Postupujte podle popisků pod obrázky 9 až 13 a dále podle textu níže.
Obrázek 9: Vyplňte correlationID (32 místné číslo v hex formátu). Toto číslo naleznete v e-mailu přijatém z VREP či EPO.
Obrázek 10: Vyplňte název podání, pod kterým se bude podání zobrazovat v přehledu podání.
Obrázek 11: Poklepáním na modrý identifikátor odeslaného podání otevřete detail podání.
Obrázek 12: V detailu zprávy je třeba nastavit stav Odesláno.
(Je též doporučeno vyplnit zdrojové podání – xml, které odesíláte: pole Soubor a Cesta k souboru).
Obrázek 13: Po zavření detailu a poklepáním na modrý identifikátor Odesláno, v poli sloupce Stav podání, se odešle požadavek na stav podání a vše již funguje standardně.
Je třeba zdůraznit, že data elektronického podání DEPOXXXX.mdb jsou vždy v databázi MDB. I v případě, že ostatní data jsou na SQL. Pak je třeba zálohovat i datovou složku profilu (včetně záloh dat na SQL serveru).
- Stejné je to i u doplňku Čárové kódy. Ale ten nenese tak důležité informace a navíc se po načtení smažou.