Vymazat exspirovaná data GDPR
Obsah:
Vymazat exspirovaná data
Obrázky v dokumentu jsou ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.
Pro hledání informací na stránce použijte 
nebo stránku pro hledání.
Vymazat exspirovaná data
Specifikujte exspirovaná data k odstranění
- Jak aktivovat doplněk popisujeme v článku Nastavení agendy GDPR.
- Volbou menu Nástroje agendy – GDPR Nastavení ověřte nastavení šablon a exspiračních lhůt. V případě nutnosti proveďte úpravu výběru šablon, seznamu polí určených ke smazání nebo exspiračních lhůt. Výchozí nastavení zajistil dodavatel systému podle evropského nařízení GDPR a na základě českých zákonných norem.
- Příkazem Vymazat exspirovaná data z nabídky Nástroje agendy otevřete dialog průvodce Specifikujte exspirovaná data k odstranění (obr. 1).
- Agenda GDPR spravuje data subjektů z agend: Adresář, Personalistika a Personální management – evidovaných na kartách Ostatní.
- Počet kroků v průvodci mazáním závisí na počtu šablon pro smazání v nastavovacím dialogu.
- V každém kroku průvodce je možné vybrat libovolný počet záznamů ke smazání.
- Každá z výchozích šablon pro smazání má výchozí exspirační lhůtu. Po uplynutí exspirační lhůty budou záznamy nabídnuty ke smazání v agendě GDPR volbou Vymazat exspirovaná data. Výchozí exspirační lhůtu lze upravit.
Standardní exporty pro potřeby agendy GDPR (od dodavatele systému podle evropského nařízení GDPR a na základě českých zákonných norem)
| Agenda Adresář | Agenda Personalistika | Agenda Personální management |
|---|---|---|
|
|
|
Začínáme:
- Vyberte jednu z agend (v tomto případě Adresář, obr. 1) a klepněte na tlačítko Další (viz Základní přehled licencí GDPR).
- Je možné, že se pro některou šablonu žádné záznamy ke smazání neobjeví. To znamená, že u žádného záznamu není u konce zadaná exspirační lhůta a není co smazat.
Obrázek 1: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat s nabídkou agend.
1. 
Adresář – adresy, kontaktní údaje, bankovní spojení, obchodní údaje, osobní a kontaktní údaje na dokladech
VÝBĚR KONTAKTŮ Z ADRESÁŘE (EXP 2 ROKY)
- Touto volbou smažete osobní údaje kontaktů z Adresáře, které podléhají exspiraci 2 roky.
- V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 2) zatržítkem
vyberte kontakty, u kterých chcete data odstranit. Pokud si přejete odstranit údaje u všech kontaktů v tabulce, klepněte na tlačítko Vybrat vše . - Klepněte na tlačítko Další .
Obrázek 2: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat kontaktů, jejichž osobní údaje exspirují po 2 letech.
VÝBĚR OBCHODNÍCH DOKLADŮ (EXP 2 ROKY)
- Touto volbou smažete různé osobní údaje z obchodních dokladů, které podléhají exspiraci 2 roky.
- V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 3) zatržítkem vyberte obchodní doklady, u kterých chcete osobní údaje odstranit. Pokud si přejete odstranit údaje u všech dokladů v tabulce, klepněte na tlačítko Vybrat vše .
- Klepněte na tlačítko Další .
Obrázek 3: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat na obchodních dokladech, které exspirují po 2 letech.
VÝBĚR ÚČETNÍCH DOKLADŮ (EXP 5 LET)
- Touto volbou smažete různé osobní údaje z účetních dokladů, které podléhají exspiraci 5 let.
- V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 4) zatržítkem vyberte účetní doklady, u kterých chcete osobní údaje odstranit. Pokud si přejete odstranit údaje u všech dokladů v tabulce, klepněte na tlačítko Vybrat vše .
- Klepněte na tlačítko Další .
Obrázek 4: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat na účetních dokladech, které exspirují po 5 letech.
VÝBĚR DAŇOVÝCH DOKLADŮ (EXP 10 LET)
- Touto volbou smažete různé osobní údaje z daňových dokladů, které podléhají exspiraci 10 let.
- V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 5) zatržítkem vyberte daňové doklady, u kterých chcete osobní údaje odstranit. Pokud si přejete odstranit údaje u všech dokladů v tabulce, klepněte na tlačítko Vybrat vše .
- Klepněte na tlačítko Další .
Obrázek 5: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat na daňových dokladech, které exspirují po 10 letech.
REKAPITULACE
- V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 6) zkontrolujte výpis položek, u kterých chcete osobní údaje odstranit.
- Klepněte na tlačítko Dokončit .
Obrázek 6: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat kontaktů a rekapitulace exspirovaných dat ke smazání.
- Potvrďte vaše rozhodnutí klepnutím na tlačítko Ano .
Budou odstraněna data z následujích kategorií:
- Adresy
- Bankovní spojení
- Evidence DIČ
- Kontaktní údaje
- Obchodní doklady
- Osobní údaje
- Současně se k záznamům kontaktů, jejichž záznamy byly smazány, vytvoří záznamy o smazání, které jsou dostupné v agendě GDPR nebo na kartě Ostatní v detailu Kontakt.
- Pokud v dokladu (s typem kontaktu Osoba, Podnikající osoba) smažete exspirovaná osobní data, uvidíte v detailu dokladu na kartě Souvislosti v zobrazení GDPR text „Osobní údaje vymazány”.
- Viz také Adresář – Karta Ostatní: Jak postupovat, chcete-li smazat údaje?
2. Personalistika – personální informace, údaje o rodinných příslušnících a pracovních poměrech
Pro přístup k datům z modulu Mzdy a Personální management je vyžadována licence k doplňku GDPR Personalistika šablony (viz dokument Nastavení agendy GDPR).
- Podrobnosti o GDPR v agendě Mzdy – Personalistika popisujeme v detailu záznamu Pracovník na kartě Ostatní. Na této kartě se zobrazují záznamy o událostech, které se ke každému zaměstnanci vážou v souvislosti s povinnostmi vyplývajícími z GDPR.
Obrázek 7: Příklad dialogu aktivace doplňku GDPR Personalistika šablony.
Vlastní smazání údajů probíhá takto:
- Volbou menu Nástroje agendy – GDPR Nastavení ověřte nastavení šablon a expiračních lhůt pro oblast Personalistika a Mzdy. V případě nutnosti proveďte úpravu výběru šablon, seznamu polí ke smazání polí nebo exspiračních lhůt.
Při úpravě šablon a jejich uložení pod vlastním názvem dodržujte pozice šablon 1 – 5. Např. šablonu vytvořenou z šablony GDPR – Oprávněný zájem uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 1. Šablonu vytvořenou z šablony GDPR - Zdravotní způsobilost uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 2 atd. Na pozicích 1 – 5 musí být vybrána vždy maximálně jedna šablona založená na šabloně GDPR – Oprávněný zájem, jedna na šabloně GDPR - Zdravotní způsobilost, jedna na šabloně GDPR – Zákonný důvod. - Volbou menu Nástroje agendy – Smazat exspirované údaje spusťte průvodce smazáním exspirovaných dat.
- V prvním kroku vyberte agendu Mzdy a personalistika a klepněte na Další.
- V zobrazené nabídce vyberte záznamy zaměstnanců, kterým doběhla exspirační lhůta podle první šablony (při výchozím nastavení je to šablona GDPR – Oprávněný zájem). Můžete použít tlačítko Vybrat vše, případně Zrušit výběr. Po ukončení výběru klepněte na tlačítko Další.
Obrázek 8: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat pro šablonu GDPR – Oprávněný zájem.
- Opakujte bod d) pro další šablony (při výchozím nastavení pro šablonu GDPR – Zdravotní způsobilost a GDPR – Zákonný důvod). Je možné, že se pro některou šablonu žádné záznamy ke smazání neobjeví. To znamená, že u žádného záznamu není u konce zadaná exspirační lhůta a není co smazat.
Obrázek 9: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat pro šablonu GDPR – Zákonný důvod.
- V následujícím kroku se zobrazí rekapitulace exspirovaných dat ke smazání podle jednotlivých šablon. Klepnutím na tlačítko Dokončit proběhne smazání exspirovaných údajů z vybraných záznamů podle definovaných pravidel. Současně se k záznamům zaměstnanců, jejichž záznamy byly smazány, vytvoří záznamy o smazání, které jsou dostupné v agendě GDPR nebo na kartě Ostatní v detailu zaměstnance.
Obrázek 10: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat – Rekapitulace.
3. Personální management – informace o kvalifikacích, školeních a pracovních úrazech
Pro přístup k datům z modulu Mzdy a Personální management je vyžadována licence k doplňku GDPR Personalistika šablony (viz dokument Nastavení agendy GDPR).
- Podrobnosti o GDPR v agendě Personální management popisujeme v detailu záznamu Personální management – Pracovní zařazení na kartě Ostatní. Na této kartě se zobrazují záznamy o událostech, které se ke každému pracovníkovi vážou v souvislosti s povinnostmi vyplývajícími z GDPR.
Obrázek 11: Příklad dialogu aktivace doplňku GDPR Personalistika šablony.
Vlastní smazání údajů probíhá takto:
- Volbou menu Nástroje agendy – GDPR Nastavení ověřte nastavení šablon a expiračních lhůt pro oblast Personální management. V případě nutnosti proveďte úpravu výběru šablon, seznamu polí ke smazání polí nebo exspiračních lhůt.
Při úpravě šablon a jejich uložení pod vlastním názvem dodržujte pozice šablon 1 – 5. Např. šablonu vytvořenou z šablony GDPR – Oprávněný zájem uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 1. Šablonu vytvořenou z šablony GDPR - Zákonný důvod uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 2 atd. Na pozicích 1 – 5 musí být vybrána vždy maximálně jedna šablona založená na šabloně GDPR – Oprávněný zájem, jedna na šabloně GDPR – Zákonný důvod. - Volbou menu Nástroje agendy – Smazat exspirované údaje spusťte průvodce smazáním exspirovaných dat.
- V prvním kroku vyberte agendu Personální management a klepněte na Další.
- V zobrazené nabídce vyberte záznamy pracovníků, kterým doběhla exspirační lhůta podle první šablony (při výchozím nastavení je to šablona GDPR – Oprávněný zájem). Můžete použít tlačítko Vybrat vše, případně Zrušit výběr. Po ukončení výběru klepněte na tlačítko Další.
- Opakujte bod d) pro další šablonu (při výchozím nastavení pro šablonu GDPR – Zákonný důvod). Je možné, že se pro některou šablonu žádné záznamy ke smazání neobjeví. To znamená, že u žádného záznamu není u konce zadaná exspirační lhůta a není co smazat.
Obrázek 12: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat pro šablonu GDPR – Zákonný důvod.
- V následujícím kroku se zobrazí rekapitulace exspirovaných dat ke smazání podle jednotlivých šablon. Klepnutím na tlačítko Dokončit proběhne smazání exspirovaných údajů z vybraných záznamů. Současně se k záznamům zaměstnanců, jejichž záznamy byly smazány, vytvoří záznamy o smazání, které jsou dostupné v agendě GDPR nebo na kartě Ostatní v detailu Pracovníka.
Obrázek 13: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat – Rekapitulace.
- Nastavení agendy GDPR
- Prodloužení archivační doby mzdových dokladů v šabloně GDPR
- Agenda GDPR (Obecné nařízení pro ochranu osobních údajů / General Data Protection Regulation)
- Adresář – Karta Ostatní – GDPR
- Prodloužení archivační doby mzdových dokladů v šabloně GDPR
- Karta Ostatní – Personalistika – Založení nového pracovníka
- Karta Ostatní – Personální management – Založení pracovního zařazení