Dialog Doklad - Karta Obecné
Doklad v systému Vario = faktura, objednávka, zakázka, příjemka, výdejka, bankovní výpis, pokladní doklad, ...
Doklad v knize nelze upravit přímo, ale pouze prostřednictvím dialogu Doklad.
Poznámka: Dialog Doklad je stejný ve všech modulech systému Altus Vario (Přijaté či Vydané doklady, Skladové doklady, Objednávky, Zakázky ...). Liší se pouze přístupností některých polí podle kontextu.
Dialog je rozdělen do šesti karet:
Obecné: na kartě jsou zobrazovány obecné informace o dokladu - typ dokladu, číslo, z jaké je knihy, kdo ho vystavil, pro koho je určen .... Tyto údaje se mohou tisknout v záhlaví tiskových formulářů.
Položky: na kartě jsou vedeny jednotlivé položky dokladu - položky faktury, položky bankovního výpisu, položky objednávky...
Součet: na kartě se zobrazuje součtový "řádek" dokladu (celková cena bez DPH, částka DPH, Celková částka dokladu, Částka, která je již uhrazena, kolik zbývá uhradit ...) a doplňující informace k dokladu.
Doklady: zde je možné zobrazit seznam vybraného typu dokladů nebo součty vybraného druhu (celkové nákupy, prodeje, výdeje atd.) viz. Související doklady. Vybraný doklad lze otevřít poklepáním.
Deník: seznam událostí deníku. Pole zvoleného typu je možné zobrazit systémové události (vytvoření a úpravy záznamu) nebo události zaznamenané uživatelem.
Dokumenty: funkce Propojené dokumenty - umožňuje připojit k libovolnému záznamu Varia propojené (nebo vložené) OLE dokumenty (například textový dokument ve Wordu dopis k firmě, kalkulaci v Excelu k zakázce, obrázek nebo naskenovaný doklad, fax, nebo libovolný jiný objekt).
Karta OBECNÉ
Na kartě jsou zobrazeny základní údaje o dokladu - typ dokladu, ve které knize je zařazen, pro kterou firmu se doklad vystavuje, datum splatnosti a další.
Poznámka: V závislosti na vybraném typu dokladu se přizpůsobí vzhled dokladu, některá pole se skryjí či znepřístupní. Na dokladu Faktura se zobrazují všechna pole, proto je v následujícím textu popsáno, jak vyplnit fakturu (podobně samozřejmě vyplníte i ostatní doklady, pouze některá pole budou na těchto dokladech chybět nebo budou mít jiný titulek). Specifické vlastnosti jednotlivých dokladů jsou popsány v příslušných modulech.
Popis polí:
Doklad: o jaký doklad se jedná; v seznamu jsou zobrazovány povolené doklady knihy
Poznámka: typ dokladu můžete pro nové záznamy předvolit v možnostech knihy. V dialogu Možnosti knihy můžete přednastavit všechny potřebné údaje.
Číslo dokladu: obsahuje identifikační číslo dokladu, které vygeneruje systém podle pravidla stanoveného v možnostech knihy.
Poznámka: Číslo dokladu můžete v krajním případě upravit. Nezapomínejte však, že identifikační čísla musí být jedinečná v rámci celého systému. Opravením identifikačního čísla se může v budoucnu snadno stát, že systém nebude moci založit nový záznam, protože by porušil pravidlo o jedinečnosti identifikátoru.
Variabilní symbol: variabilní symbol dokladu (u vydávaného dokladu je zpravidla stejné s Číslem dokladu, u přijímaného dokladu opisujete číslo z přijatého dokladu).
Referent: zobrazuje se jméno aktuálního uživatele - ten, kdo doklad vystavuje (v seznamu se zobrazují kontaktní osoby aktuální firmy)
Datumy můžete zadat buď přímo nebo je nastavit pomocí dialogu Kalendář. Datum splatnosti je navíc propojen s polem Splatnost dní - zadáte-li jedno z těchto polí, druhé se přepočítá.
Tip: datumy můžete do polí zapisovat ve zkrácené podobě: např. 1/4, 1,4, 1.4 systém upraví tuto hodnotu na správnou: 1.4.2006.
Dialogové okno Platební kalendář bylo nahrazeno oknem Více datumů. Pomocí okna Více datumů lze zadat, kromě platebního kalendáře další hodnoty, které nejsou dostupné v dialogu doklad:
Datum účetního případu - pokud je datum účetního případu jiné než Datum nebo Datum zdanitelného pnění, lze jej zadat zde.
Rok - doklady jsou nyní zařazovány do účetních let nikoli podle údaje Datum, ale podle samostatného pole Rok. Jeho hodnota je přiřazena při založení dokladu do knihy, do číselné řady konkrétního roku. Pokud je potřeba již vystavený doklad přesunout do jiného roku, lze to udělat zde.
U daňových dokladů vyplňujete Datum zdanitelného plnění. Pokud toto pole nevyplníte, nebude se jednat o daňový doklad a všechna pole týkající se sazby a částky DPH budou v dokladu nepřístupná.
Kontrola:
Pokud je Datum zdanitelného plnění starší než datum posledního daňového přiznání (to se nastavuje v modulu Účetnictví), systém zobrazí varování, že daň za toto období již byla odvedena.
Ve skupině dodavatel (či odběratel) se vyplňují údaje o firmě, pro kterou je doklad vystavován. Jsou k dispozici pole Adresa, Adresa sídlo, Adresa zboží doručit a Adresa 2. Navíc jsou zde pole Telefon a E-mail, která slouží zejména pro zapsání kontaktu pro podání avíza například o splnění zakázky.
Ve skupině Platební podmínky se zobrazuje Bankovní spojení, které se uvádí na dokladu (podle kontextu - buď spojení na firmu, která je uvedena na dokladu nebo na vaši firmu (v případě vydávaných dokladů): banka, číslo účtu, kód banky.
Ceník: podle jakého ceníku bude vytvářena cena za zboží či služby.
Sleva: jaká sleva bude poskytnuta
Splatnost dokladu: jaká je splatnost dokladu; toto pole je svázáno s polem Datum splatnosti
Penále: jak vysoké penále bude (v procentech za 1 den) při nedodržení termínu splatnosti.
Ve skupině Doklad mohou být zobrazována pole:
Samostatná pole Zaúčtováno, Neúčtovat a Stornováno byla nahrazena novým polem Stav dokladu.
Stav Dokladu:
Zaúčtováno: informace o tom, zda byl doklad zaúčtován.
Neúčtovat: vybráním tohoto stavu se doklad nebude nabízet v modulu Účetnictví k zaúčtování.
Stornováno: informace o stornování dokladu.
Uzamčeno: doklad je uzamčen, nelze měnit, stejně jako Zaúčtováno.
Stav dokladu umožňuje intuitivnějším způsobem stornovat a obnovit doklad. Navíc lze pomocí něj uzamykat doklady. Uzamčení dokladu má stejný dopad jako jeho zaúčtování. Díky tomu lze zabezpečit doklady proti změnám po jejich schválení, dokud nebudou zaúčtovány.
Pole Stav dokladu je dostupné ve všech typech dokladu. Díky tom lze například stornovat zakázky, což dříve nebylo možné. Možná nastavení: Zaúčtováno, Neúčtovat, Stornováno, Uzamčeno.
Konto dokladu: číslo konta, na které se doklad účtuje.
Středisko dokladu:
Místo plnění: definuje doklad z hlediska DPH. Označuje, odkud byl doklad přijat nebo kam je vystaven (tuzemsko, EU, třetí země), neodpovídá definici "místa plnění" ve smyslu zákona o DPH.
Vyplňuje se na daňových dokladech (fakturách, pokladních dokladech), kde je nezbytný pro správné zaúčtování a výpočet DPH. Pomocí kombinace Místa plnění na kartě Obecné, Sazby DPH a Zdanitelného plnění na jednotlivých položkách dokladu, Vario danou částku započte na příslušný řádek přiznání k DPH.
Místo plnění je možné vyplnit i na jiných prvotních dokladech, ze kterých se tato informace přenese na návazné daňové doklady, např. ze zálohové faktury na daňový doklad o přijetí platby nebo z výdejky na fakturu. Naopak – nevyplňuje se při úhradách nebo v případě, že se nejedná o daňový doklad.
Jestliže je firma registrovaná k DPH v jiném členském státě a zapíše svoje další DIČ do údajů Naše firma, přibude do výběru kód země registrace (např. DE, SK). Při vystavování faktury, ze které bude firma v této zemi odvádět DPH, použije Místo plnění = (země registrace), což umožní zadávání příslušných sazeb DPH, její výpočet a následně tisk pomocné sestavy pro sestavení přiznání DPH v jiné zemi.
Zaokrouhlovat DPH: jak se má zaokrouhlit DPH u položek dokladu (na desetníky: 0,10 či na haléře: 0,01 podle pravidel se zaokrouhluje nahoru)
Doprava: informace o způsobu dopravy či o jménu dopravci interní identifikace pro firmu
Vývoz: zobrazuje, zda je zboží určeno do zahraničí nebo do tuzemska (tento údaj se používá pro evidenci celních skladů)
Objednávky: k jakým objednávkám se doklad vztahuje
Číslo celního případu: číslo dovozu na celní sklad
Skupina Cizí měna je určena pro obchodování v cizí měně:
Ze seznamu vyberete měnu a popřípadě upravíte kurs (při výběru měny se načte kurs z kurzovního lístku, kde datum kursu je stejné nebo starší než datum dokladu).
Po změně pole Datum se v případě, že je zadaná cizí měna, zkontroluje kurs měny k novému datu. Pokud se liší, může uživatel potvrdit načtení nového kursu.
Vedle pole Kurs je nové tlačítko pro zobrazení kursovního lístku (zobrazí datum a kursy měny).
Do polí Kurs a Množství měny lze nyní zadat hodnotu 0. Zadaná částka nebude v tomto případě přepočtena do Kč/Měny (pokud to není nezbytné, doporučuje se používat kurs 1).
TIP
Jak vytvořit doklad rovnou s aktuálním kursem?
Poznámka:
Údaje uvedené na kartě Obecné se při tisku dokladu zobrazují v jeho záhlaví.
Pokud chcete vědět jak vyplnit položky na dokladu, podívejte se zde.
Klávesové zkratky
Na kartě Obecné jsou klávesové zkratky pro přístup do hlavních skupin: Alt+F - Firma, Alt+B - Banka, Alt+V - Stav dokladu (skupina Doklad) a Alt+M - Měna.