Předkontace knih (Altus Vario 11)

Možnosti předkontací

Při automatickém zaúčtování dokladů (použitím funkce Průvodce zaúčtováním dokladů) systém účtuje jednotlivé položky dokladů na konta podle určených předkontací.

Předkontace pro doklady můžete nastavit v jednotlivých knihách dokladů nebo centrálně v modulu Účetnictví - v dialogu Možnosti předkontací. Předkontace zálohových faktur je nutné provádět vždy!

Pokud tedy pečlivě nadefinujete předkontace a vysvětlíte uživatelům systému jak mají doklady předkontovávat, ušetříte si spoustu práce se zaúčtováním takových dokladů - systém zaúčtuje doklady za vás, vy můžete jen kontrolovat.

Tip: Jak vytvářet zálohové faktury s více řádky různých předkontací?

Omezení předkontace dle typu dokladu

Pro správné zaúčtování a automatické párování sald dokladů je zapotřebí pečlivé nastavení kont knih. Všechna tato nastavení a mnoho dalších můžete provádět prostřednictvím dialogu Možnosti předkontací. Do vydání 20070523 se pro všechny doklady navrhovala všechna konta. Po rozkliknutí předkontace v prvotních dokladech se navrhují pouze konta, která mají pro daný typ dokladu smysl. Výběr je tak přehlednější a omezí se možnost vzniku uživatelských chyb. Pro typ dokladu Interní doklad není výběr kont omezen. Dialog zobrazíte výběrem příkazu Předkontace v nabídce agendy (třetí menu). Dialog je rozdělen do několika karet:

Knihy dokladů

Slouží pro definování předkontací pro jednotlivé knihy:

Jak nastavit předkontace pro jednotlivé knihy?

Ze seznamu Kniha vyberete požadovanou knihu
V podformuláři se zobrazí definované předkontace ke knize.
V podformuláři založíte nový záznam
Zadáte: Název předkontace, konto Má dáti, Konto Dal a typ dokladu, na který je tato předkontace omezena (pokud typ dokladu není uveden, bude se nabízet tato předkontace pro jakýkoliv typ dokladu) – pokud již tuto předkontaci používáte v jiné knize, můžete ji sem zkopírovat pomocí schránky.d. Záznam uložíte (např. přechodem na jiný záznam)

Zdanitelná plnění

Slouží pro definování kont pro zdanitelná plnění:

Jak?

Ze seznamu Plnění vyberete požadované plnění.
V podformuláři se zobrazí definované předkontace.
V podformuláři založíte nový záznam (viz. založení nového záznamu)
Zadáte: Název předkontace (můžete ho vybrat ze seznamu) a konta: Snížená, Základní.
Záznam uložíte (např. přechodem na jiný záznam)

Produkty

Slouží pro definování předkontací pro jednotlivé produkty (tyto předkontace můžete nastavit i v dialogu Produkt):

Jak nastavit předkontace?

Ze seznamu Kniha vyberete požadovaný katalog.
V podformuláři se zobrazí produkty zařazené do vybraného katalogu.
Pro vybraný produkt můžete zadat: Název předkontace nebo číslo konta pro nákup produktu, Název předkontace nebo číslo konta pro prodej produktu a předkontaci pro materiál.
Záznam uložíte (např. přechodem na jiný záznam)

Firmy

Slouží pro definování předkontací pro jednotlivé firmy (tyto předkontace můžete nastavit i v dialogu Firma).

Poznámka: v Altus Vario jsou konta vícemístná: "SSS AAAXXXXX" (S-syntetická část, A - analytická část, X - další rozlišení analytiky), pokud chcete sledovat obraty jednotlivých firem a konta vám nepostačují, můžete získávat potřebné informace o obratech filtrováním v účetním deníku podle názvu firmy.

Jak nastavit předkontace?

Ze seznamu Kniha vyberete požadovaný adresář.
V podformuláři se zobrazí firmy zařazené do vybraného adresáře.
Pro vybranou firmu můžete zadat: Číslo konta pro nákup, Číslo konta pro prodej.
Záznam uložíte (např. přechodem na jiný záznam)

Možnosti knih

Na této kartě můžete zadat konta pro účtování jednotlivých knih (nastavení můžete provést i v dialogu Možnosti knihy):

Jak?

V podformuláři se zobrazují všechny knihy systému.
Pro vybranou knihu můžete zadat: Konto, na které se bude kniha účtovat a také můžete nastavit, zda se bude účtovat či nikoliv (zaškrtnutím/zrušením zaškrtnutí možnosti Účtovat).
Pokud správně nastavíte konta jednotlivých knih, budou se při účtování sami párovat salda dokladů.
Pokud vedete více skladů, bank a pokladen, každý by měl mít své konto pro účtování.

Doklady záloh se neúčtují! Pokud vedete pro zálohy vlastní knihy (Vydané či přijaté zálohové faktury) a nastavíte: Účtovat Ano, tato volba bude ignorována.

Účtování skladových dokladů zrušíte v případě, že provádíte roční inventuru (metoda účtování B)

Střediska

Slouží pro definování středisek:

V podformuláři založíte nový záznam (viz. založení nového záznamu)
Zadáte: Název nebo kód střediska a případně poznámku
Záznam uložíte (např. přechodem na jiný záznam)

Záleží na vašem uvážení a také potřebách, jak střediska označíte.

Pokud budete chtít získávat výsledky pouze za jednotlivá střediska - vystačíte s jejich názvy.

Pokud ale budete chtít i výsledky skupinové (pro více středisek dohromady), doporučujeme použít hierarchie:

Např:

Číselné kódy (pro jemnější rozdělení) nebo		Názvy (pro hrubší rozdělení)
01	Praha	Praha
0101	Praha - západ	Praha - západ
010101	Praha - západ - technici	Praha - východ
010102….	Praha - západ - prodejci	…
0102	Praha - východ	Kladno
010201….	Praha - východ - technici	Kladno - Kročehlavy
02	Kladno	Kladno - Rozdělov
0201….	Kladno - Kročehlavy
0202….	Kladno - Rozdělov
pak můžete zjistit výsledky pro celou Prahu, pro Prahu západ …

Definici středisek je vhodné příliš neměnit. Zejména přepis nebo vymazání střediska, na které je již účtováno, je nevhodné. V takovém případě již údaje za původní středisko nepůjdou vytisknout, i když na dokladech na něj bude účtováno. Výběr k tisku se provádí výhradně podle číselníku, kde údaj již nebude uvedený.