Použití modulu Prodejna
Modul Prodejna se ovládá klávesnicí nebo dotykovou obrazovkou. (Modul je samozřejmě možné ovládat i myší, ale nejrychlejší je ovládání klávesnicí.) V následujícím textu je popsáno ovládání klávesnicí. Poznámky k ovládání dotykovou obrazovkou jsou popsány samostatně v kapitole Dotyková obrazovka.
Funkce prodejny se vyvolávají klávesami F1-F12, *, + a Enter. Nejčastěji používané funkce jsou dostupné pomocí řady tlačítek, na nichž je uveden název funkce a klávesy, jimiž se funkce vyvolá. Ostatní funkce jsou dostupné stiskem příslušných kláves nebo z menu, jenž se otevře klávesou F1. Klávesy přiřazené jednotlivým funkcím jsou zřejmé z popisu tlačítek menu.
Tlačítka s ikonami modulů slouží pro přechod do jiného modulu. Klávesové zkratky jsou:
| Adresář | Alt+A |
| Banka | Alt+B |
| Pokladna | Alt+P |
| Přijaté doklady | Alt+R |
| Sklad | Alt+S |
| Účetnictví | Alt+U |
| Vydané doklady | Alt+V |
| Zakázky | Alt+Z |
Zadání produktu
Pokud je otevřena výchozí obrazovka modulu Prodejna , je program připraven k zadání kódu zboží. Kód je možno zadat klávesnicí nebo snímačem čárového kódu. Po zadání kódu Prodejna vyhledá produkt a vloží jej do seznamu položek.
Pokud neznáte kód můžete, produkt vyhledat v seznamu. Seznam otevřete stiskem klávesy * (znak násobení na numerické klávesnici). V seznamu přejdete pomocí kurzorových kláves do sloupce, v němž chcete vyhledávat a začnete psát hledaný text. Seznam se nejprve seřadí vzestupně podle použitého sloupce a poté se nalezne první výskyt zadaného textu.
Tip: pokud chcete hledat text, který obsahuje hledané znaky jinde než na začátku, použijte zástupný znak * (například *křeslo vyhledá slovo Dřevěné křeslo).
V okně prodejny můžete též použít funkci dokončení textu. Jestliže zadáte alespoň jeden znak kódu a stisknete Ctrl+Mezerník, pokusí se Pokladna nalézt produkt jehož kód začíná zadanými znaky. Pokud nalezne více produktů zobrazí jejich seznam. Pokud nalezne jeden, vloží jej. Pokud nenalezne žádný nestane se nic.
Zadání množství
Pokud sejmete stejný čárový kód (nebo zadáte kód či vyberete produkt ze seznamu) vícekrát, nepřidá se do seznamu nová položka, ale množství u již jednou zadané položky se zvýší.
Kromě toho můžete zadat u aktivní položky libovolné množství. Stiskem klávesy + otevřete okno Změna množství. Zadáte požadované množství a volbu potvrdíte stiskem klávesy Enter.
Poznámka: aktivní je vždy naposled zadaná položka. Jinou položku vyberete pomocí kurzorových kláves (šipka Nahoru/Dolů).
Stiskem kláves Ctrl+D v okně prodejny nebo v seznamu produktů otevřete okno s přehledem stavu produktu k dispozici.
Upřesněné množství
Pokud je u produktu definována v katalogu množstevní skupina, zobrazí se po vložení produktu do položek dialogové okno pro výběr sériových čísel nebo zadání množstevní skupiny a množství. Množstevní skupiny jsou Balení, Trvanlivosti a libovolné další (barvy, velikosti). Okno pro upřesnění množství se otevře také při opravě množství (po stisku klávesy +). V tomto případě se po zavření okna otevře ještě okno pro zadání (potvrzení) celkového množství. Toto okno se však neotevře v případě množstevních skupin u nichž je upřesnění množství povinné (název těchto skupin končí znakem !).
Okno pro zadání upřesněného množství se ovládá obdobným způsobem jako okno prodejny. Nové položky vložíte výběrem ze seznamu a stiskem klávesy Enter, exitující položky vyberete stiskem kláves Up / Down, položku smažete stiskem klávesy Del.
Platba
Po zadání všech produktů otevřete stiskem klávesy Enter dialogové okno Platit. Zadejte přijímanou částku hotovosti. V poli Vrátit vidíte částku k vrácení. Pokud se jedná o bezhotovostní platbu (kartou), zadejte 0. V poli Vrátit se v tom případě zobrazí text Bezhotovostní.
Pokud chcete přijmout úhradu v € stiskněte klávesu E. Částka k úhradě se přepočte kursem nastaveným v možnostech Prodejny (nezávisí na kursu v modulu Kursovní lístek). V případě platby v € se vystaví pokladní doklad do knihy pokladny €. Stiskem klávesy K se přepnete zpět do úhrady v Kč.
Pokud chcete přijmout platbu částečně v hotovosti a částečně kartou, zadejte částku, kterou chcete přijmout v hotovosti. Potom stiskněte klávesu R (případně Enter a na dotaz zda chcete rozdělit úhradu odpovězte Ano). Zobrazí se pole pro zadání částky pro úhradu kartou. Pokud je to potřeba upravte jednu nebo druhou částku podle potřeby (pro přechod mezi částkami použijte klávesu TAB). V tomto případě bude vystaven bezhotovostní doklad a k němu hotovostní doklad s částečnou úhradou.
Potvrzením dialogu stiskem klávesy Enter se vystaví prodejní doklad (tuto operaci nelze vrátit). Doklad se vytiskne a zboží se vyskladní (pokud je Prodejna nastavena tak, aby vyskladňovala). Dialogové okno Platit zůstane otevřeno. V případě potřeby můžete zadat novou částku k úhradě, čímž zjistíte novou částku Vrátit. Stiskem klávesy T můžete opakovat tisk dokladu. Stiskem klávesy Enter zavřete okno a Prodejna je připravena pro obsluhu dalšího zákazníka.
Pro výdej peněz platí vše výše popsané. Vydávanou částku zadejte kladně. Nezapomeňte, že částka vrátit patří zpět do pokladny.
Zadání ceny
Při vložení produktu, který nemá cenu zadanou v ceníku, se zobrazí okno pro zadání ceny. Tímto způsobem můžete vložit na doklad například poplatek za dopravu (nebo jinou položku se zdanitelným plněním, u které je nutno zadat cenu až v okamžiku prodeje).
U položek, jenž mají cenu definovanou v ceníku, lze změnit cenu zadáním slevy.
Zadání slevy
Můžete zadat slevu na celý doklad nebo slevu na položku. Sleva na doklad se zobrazuje v informačním poli (pod polem pro zadání kódu). Sleva položky je zobrazena u položky za cenou. Sleva dokladu se zadává pomocí okna Sleva na celý doklad, které otevřete stiskem klávesy F9. Sleva položky se zadává pomocí okna Sleva na položky, které otevřete stiskem klávesy F10. V okně můžete zadat buďto slevu v procentech, slevu v měně nebo novou cenu. Po potvrzení slevy se přepočtou ceny položek resp. položky.
Poznámka: zadáním slevy na doklad se sleva aplikuje na všechny položky. Případné slevy zadané na položky se tím přepíší. Zadáním slevy na položku se přepíše sleva dokladu u této položky.
Zadání sériového čísla
Pokud vložíte produkt, který má nastavenou Skupinu na Sériová čísla. Zobrazí se dialogové okno pro zadání sérových čísel. Sériové číslo se zadá do pole se seznamem v horní části dialogu. Sériové číslo lze také sejmout čtečkou (pouze v zobrazení tohoto dialogu nikoli v okně prodejny). Pole se seznamem obsahuje seznam sériových čísel na skladu prodejny. Je možné zadat jak existující číslo tak nová čísla (pro případ, že čísla nejsou evidována při příjmu).
Chybně za daná čísla lze mazat stiskem klávesy Delete (pro výběr položky použijte kurzorové klávesy Up a Down).
Zadaná sériová čísla potvrdíte stiskem klávesy Enter (prvním stiskem se vloží číslo do seznamu, druhým stiskem se potvrdí dialog). Pokud zadáte více sériových čísel než je množství u položky, zvětší se množství podle počtu čísel. Pokud potřebujete dodatečně opravit seznam čísel, vyvoláte dialog novým zadáním stejného produktu. Po opravě zkontrolujte množství.
Výběr firmy
Zadáním kódu firmy se načte firma. Pokud kód firmy neznáte, můžete firmu vyhledat pomocí seznamu firem, který otevřete stiskem klávesy F6.
Po vložení se identifikátor Firma zobrazí v informačním okně. Doklad bude vystaven na konkrétní firmu. Pokud má firma v adresáři definovanou slevu nebo vlastní ceník, budou tato nastavení použita pro načtení cen.
Firmu lze z dokladu odstranit stiskem klávesy Esc.
Poznámka: pokud všechny firmy používají stejný ceník můžete načíst firmu kdykoli v průběhu přípravy dokladu. Jestliže má firma předepsanou slevu, tato sleva se aplikuje na stávající položky a zároveň bude použita pro položky, které teprve přidáte. Případné slevy zadané před vložením firmy se přepíší slevou firmy.
Pokud však používáte individuální ceníky, musíte firmu zadat před položkami. Po vložení firmy se totiž pouze uplatní sleva na existující položky, ale nenačítá se základní cena z jiného ceníku. Pro nově přidávané položky se však načte cena z nastaveného ceníku.
Odstranění položky
Aktuální položku můžete odstranit stiskem klávesy Delete.
Vrácení zboží
Zboží lze vrátit. Vložíte produkt stejně jako při prodeji. Změníte množství na –1 (nebo mínus jiné množství). Tím se otevře okno pro výběr prodejního dokladu. Doklad lze vybrat ze seznamu. Seznam zobrazuje jen doklady, kterými byl prodáván vracený produkt.
Pokud chcete vrátit celý nákup z vybraného účtu aktivujte stiskem klávesy F5 volbu Vrátit vše. Nebo nezadávejte žádné produkty, otevřete seznam dokladů (F3) nalezněte prodejní doklad (musíte zadat datum od a do a vybrat příslušnou knihu) a stiskem klávesové kombinace Alt+V vložit všechny položky dokladu se záporným množstvím (položky poté můžete upravit).
Jestliže zadáte doklad a máte nastaveno vyskladňování, bude při vystavení dokladu vystavena vratka a zboží vráceno na sklad.
Pokud není určen prodejní doklad, bude cena zboží na vratce určena podle skladové ceny posledního výdeje daného produktu a skladu (opravit ji můžete následně na skladovém dokladu - funkcí Opravit cenu, jako při běžném vracení).
Poznámka: vrácení zboží lze kombinovat s prodejem (nebo výměnou).Bude vystaven doklad na rozdílovou částku.
Vratka vrací zboží včetně množstevních skupin - pokud jsou určeny.
(Poznámka: Při výměně zboží, kdy zůstává stejný produkt a mění se jen množstevní skupina - například velikost oděvu, se musí vrátit zboží jedním dokladem a druhým prodat. Nelze totiž zadat současně záporné množství u jedné skupiny a kladné u druhé - výsledné množství by bylo 0.)
Vrácení obalů
Vratné obaly definujete jako položku katalogu. Sazbu DPH nastavíte na 0 (pokud není určeno jinak). Do prodejního ceníku, který máte nastaven pro prodejnu dáte cenu, kterou vyplácíte za obal.
Při vracení obalů načtete položku obalu do prodejny. Stiskem klávesy + otevřete okno pro změnu množství. Zadáte záporné množství. Otevře se okno pro výběr dokladu. Doklad nevyberete, stiskem klávesy F9 aktivujete novu volbu Vratný obal a potvrdíte stiskem klávesy Enter.
Tím se vloží do dokladu záporné množství. Obaly budou přijaty na sklad za ceníkovou cenu.
Příjem hotovosti
Příjem hotovosti do pokladny například při převodu z banky se provádí zadáním kódu nastaveného v možnostech prodejny.
Příjem hotovosti vytváří položku bez zdanitelného plnění. Položku příjmu hotovosti lze vložit na libovolný doklad. V praxi se nabízí využití této možnosti pro příjem zálohy na zboží nebo nějaké kauce.
Výdej hotovosti
Primární použití výdeje hotovosti je pro odvod tržeb do banky. Stejně jako u příjmu se zadává vámi nastaveným kódem a vytváří položku bez zdanitelného plnění. Pokud doklad obsahuje pouze výdajové položky, bude vystaven výdajový pokladní doklad. Jestliže jsou na dokladu i jiné položky, vystaví se doklad příjmový, na kterém jsou položky výdeje uvedeny záporně.
Výčetka: Pro příjem i výdej hotovosti můžete použít výčetku. Výčetku otevřete tlačítkem Výčetka (ALT+V), kde můžete ke každé hodnotě bankovky nebo mince určit její počet: klávesou Enter (případně TAB) se přesouváte po jednotlivých polích. Stisk klávesy Enter po posledním poli (0,50) potvrzuje a uzavírá Výčetku (stejně jako stisk kláves Alt+O). Klepnutí do pole s počtem zobrazí kalkulačku (pro zadání počtu dotykovým displejem).
Poznámka: zadané počty ve Výčetce se uloží do pole Poznámka položky v konkrétním dokladu příjmu nebo výdeje peněz jako textový řetězec.
Vrácení DPH
Při vývozu zboží mohou zákazníci žádat vrácení DPH. Částka DPH k vrácení se zadá pomocí okna Vrácení DPH, které otevřete vámi nastaveným kódem. V okně zadáte Základ DPH, Sazbu DPH, DPH a Cenu s DPH. Stačí zadat kteroukoli z částek, ostatní se dopočítají. Podle potřeby můžete kteroukoli vypočtenou hodnotu upravit podle skutečnosti.
Položku vrácení DPH můžete vložit na libovolný prodejní doklad. Jestliže jsou na dokladu i jiné položky, vystaví se příjmový pokladní doklad, na kterém budou položky výdeje uvedeny záporně. Pokud bude uvedena samostatně vystaví se výdajový pokladní doklad.
Vrácení DPH zapíše na doklad dvě položky. První bude obsahovat částku bez DPH, sazbu DPH, DPH a částku celkem s DPH. Zdanitelné plnění bude Základ vrácené daně. Druhá položka bude obsahovat částku bez DPH s opačným znaménkem a bude bez zdanitelného plnění. Tím se zajistí přenos správných částek do přiznání k DPH a zároveň bude vystaven doklad na správnou - vydávanou částku.
Pohyby
Okno pohyby slouží k zobrazení zůstatku pokladny a seznamu dokladů. Doklady lze zobrazit i položkově. Seznam dokladů slouží k rychlému prohlížení pohybů a k opakovanému tisku jiného než naposledy vytisknutého dokladu (tisk posledního dokladu lze vyvolat stiskem klávesy F12). V tomto okně můžete též vystavit nový doklad (přímo do Varia) nebo vrátit zboží z vybraného dokladu.
Ostatní
Sklad produktu
Prodejna pracuje standardně pouze se skladem prodejny. Pokud však používáte jiný sklad u některých produktů a máte tento sklad nastaven prostřednictvím pole Výchozí sklad v katalogu, bude jej Prodejna používat po zaškrtnutí nastavení Akceptovat výchozí sklad produktu.
Prodej služeb a produktů nevedených na skladu
U každé položky se zkontroluje, zda byla někdy na skladu (produkt byl na skladu=je vytvořen záznam v knize skladu v modulu skald, byť s množstvím 0). Pokud ne (záznam neexistuje), předpokládá se, že nejde o skladovou položku. Sklad u této položky nebude na prodejním dokladu uveden a Prodejna se nepokusí položku vyskladnit.
Pozor: nekontroluje se, zda stav skladu, který je skladem prodejny (případně výchozím skladem Produktu - pokud používáte nastavení Akceptovat výchozí sklad produktu), daného produktu je 0 ks, ale skutečnost zda produkt někdy byl na tomto skladu.
Pozor na nové, ještě nezaskladněné produkty. Pokud budete prodávat nový produkt před jeho zaskladněním, musíte jej vyskladnit dodatečně = vrátit se do prodejního dokladu v konkrétní knize, doplnit k položce sklad a vyskladnit.
Více produktů se stejným kódem
Pokud máte v katalogu více produktů se stejným čárovým kódem (nebo jiným kódem, který používáte), zobrazí se po zadání takového kódu dialogové okno se seznamem odpovídajících produktů, pomocí kterého vyberete správný produkt. Pokud však Prodejna zjistí, že stav skladu u jednoho z produktů je 0, seznam duplicit se nezobrazí a je vložen produkt s nenulovým množstvím (případně produkt, který není skladový - tj. nebyl nikdy skladem).
Poznámka: tuto vlastnost lze použít pokud prodáváte například produkt ve zvláštní akci (například poškozený). Produkt má stejný čárový kód, ale z nějakého důvodu jej vedete v katalogu (a na skladu) odděleně.
Uzamykaní prodejny
Prodejna obsahuje možnost uzamčení obrazovky. Obrazovku můžete uzamknout stiskem kláves Ctrl+L . Dále můžete nastavit prodlevu, po které se prodejna uzamkne sama. Prodleva se nastaví v dialogovém okně Možnosti (otevřete klávesou F2 v modulu Prodejna). Na nové kartě Uživatelé nastavíte čas nečinnosti v sekundách.
Uzamčení skryje okno prodejny - zobrazí černou obrazovku s logem Altus VARIO a kolonkou pro zadání hesla. Prodejnu odemknete zadáním přihlašovacího hesla do Varia. Pokud zadáte nesprávné heslo zobrazí se tlačítko, kterým můžete prodejnu zavřít a přihlásit se znovu.
Poznámka: uzamyká se pouze modul Prodejna, počítač a ostatní programy lze používat. Pokud je prodejna uzamčena můžete vypnout počítač pomocí příkazu Vypnout v nabídce Start (nabídku Start zobrazíte klávesou se symbolem Windows nebo stiskem Ctrl + ESC).
Změna uživatele za běhu
Prodejna umožňuje změnu přihlášeného uživatele, bez nutnosti zavírat modul a znovu se přihlašovat k Variu. Pokud chcete tuto funkci využít musíte nejprve otevřít dialogové okno Možnosti prodejny (klávesou F2 v modulu Prodejna). Na nové kartě Uživatelé zvolíte zda se budou uživatelé měnit zadáním přihlašovacího hesla a jména, kterým se hlásí do Varia nebo kódem uživatele.
Přihlašování heslem a jménem
Přihlásit se heslem a jménem lze pouze pokud je prodejna uzamčena. Prodejna se uzamkne stiskem kláves Ctrl+L (nebo automaticky po nastavené době). Do kolonky Heslo se zadá heslo do Varia.
1) Pokud je zadáno heslo uživatele, který spustil Vario (uživatel přihlášený do Varia) nebo uživatele, který naposledy pracoval s Prodejnou, modul se odemkne a bude pracovat pod jménem tohoto uživatele.
2) Pokud je zadáno heslo jiného uživatele, zobrazí se okno pro zadání přihlašovacího jména. Uživatel zadá jméno, kterým se hlásí do Varia. Prodejna se odemkne a bude pracovat na jméno nového uživatele.
Přihlašování kódem
Přihlašování kódem umožňuje měnit uživatele kdykoli zadáním jeho kódu. Kód se zadá přímo do kolonky pro zadání kódu zboží (kdykoli v průběhu práce s prodejnou i během načítání zboží). Zadáním kódu uživatele se uživatel okamžitě přepne. Pokud je Prodejna uzamčena zadá se kód do kolonky Kód a Prodejna se odemkne a pracuje pod jménem nového uživatele.
Optimální využití této vlastnosti předpokládá, že každý uživatel bude mít vlastní identifikační kartu s čárovým kódem. Potom se může snadno přihlásit sejmutím kódu z karty. Kódy se musí přiřadit k uživatelům v okně Možnosti na kartě uživatelé (vyberete uživatele ze seznamu referentů a otevře se okno do kterého zadáte kód).
Upozornění: změna uživatele platí pouze pro modul Prodejna. Ostatní moduly stále pracují na účet uživatele, který spustil Vario. Pamatujte, že Vario pracuje s oprávněními tohoto uživatele. (Změna uživatele za chodu není z principu možná, modul Prodejna problematiku zjednodušuje na uvedení jména referenta na vystavených dokladech, aby se u pokladny mohlo rychle střídat více prodavačů.)
Dotyková obrazovka
Ovládání dotykovou obrazovkou se předpokládá ve spojení se zadáváním kódů produktů prostřednictvím čtečky čárových kódů (zadávání kódů a listování v seznamech je bez standardní klávesnice nepraktické). Ostatní funkce se vyvolávají rozměrnými tlačítky. Částky se zadávají pomocí kalkulačky, která se zobrazí klepnutím do pole číselného údaje. Zadání datumů lze provést obdobně prostřednictvím kalendáře.
Čtečka čárových kódů
Předpokládá se použití libovolného scanneru čárových kódů, který se zapojí mezi klávesnici a počítač. Toto zapojení dovoluje rovnocenné zadání kódů jak z klávesnice, tak ze čtečky. Čtečku je potřeba nastavit tak, aby každý sejmutý kód byl ukončen zasláním Enter. Jestliže je aktivní hlavní okno modulu Prodejna (tj. není otevřeno žádné dialogové okno), je modul připraven k přijetí kódu (aktivní je vždy pole kód).
Ve Variu se při zadání čtečkou (prodejna, katalog a sklad + nastavení podle čárového kódu) hledá produkt dle dat v poli Čárový kód, Čárový kód vlastní a v tabulce dalších čárových kódů.