Filtrování

Počet zobrazených záznamů můžete omezit filtrováním (zúženým výběrem). Na rozdíl od funkce Najít, která nalezne jeden požadovaný záznam, funkce Filtr nalezne všechny požadované záznamy a ty zobrazí (záznamy, které nesplňují zadané podmínky nebudou zobrazeny) - podobně lze využít i funkci Najít záznam.

Vytvoření filtru v tabulce nebo ve formuláři

Existují metody, jakými lze aplikovat filtr na záznamy:

Filtrovat podle výběru
Filtr mimo výběr
Filtr pro ...
Rozšířený filtr či řazení

KDE NAJDETE FUNKCE PRO FILTROVÁNÍ?: na panelu nástrojů jsou tlačítka pro tyto funkce nebo v menu Záznamy | Filtr a nebo v místní nabídce (pravé tlačítko myši na konkrétním poli či výběru).

Na omezenou sadu záznamů můžete aplikovat další kritéria (další filtr).

Kritéria filtru můžete změnit. Jak?

1 odstraňte filtr, je-li aktuálně použit - funkce/tlačítko Odstranit filtr

2 aplikujte nový filtr nebo upravte kritéria filtru v návrhové mřížce

Filtr podle výběru

Jestliže chcete jednoduchým způsobem najít výskyt hodnoty, kterou mají filtrované záznamy obsahovat, použijte příkaz Filtrovat podle výběru:

1. vyberte data, podle nichž chcete stanovit filtr - přímo v poli označte (zvýrazněte) celou hodnotu nebo její část

2. klepněte na tlačítko Filtrovat podle výběru , čímž zobrazíte všechny záznamy obsahující vybranou hodnotu

Upozornění: při použití této funkce je velmi důležitá i pozice vybrané hodnoty v poli:

Pokud označíte krajní část pole - od 1. znaku pole, funkce Filtrovat podle výběru bude akceptovat i tento požadavek tzn., že vybere vše, co pouze začíná na požadovanou hodnotu, stejně je tomu v případě, že vyberete i poslední znak pole: budou vybrány všechny záznamy, které pouze končí na požadovanou hodnotu.

Pokud tedy chcete vybrat záznamy, které obsahují určitou hodnotu v libovolné části pole, je potřeba zvýraznit tuto hodnotu v prostřední části textu (pro zvýraznění hodnoty před aplikací filtru si vyberte pole, které nezačíná ani nekončí na tuto hodnotu).

Filtrování mimo výběr

Pokud chcete zobrazit všechna data, kromě vybraných, použijte příkaz: Filtr mimo výběr:

1 označte (zvýrazněte) celou hodnotu nebo její část

2 vyberte příkaz Filtr mimo výběr, čímž vyhledáte všechny záznamy, které neobsahují vybranou hodnotu

Poznámka: funkce Filtr mimo výběr je vlastně opakem funkce Filtrování podle výběru

Pozor při filtrování v textových polích: "vše kromě kategorie Kontakt" - v takovém případě se nezobrazí údaje, které v kategorii mají prázdnou hodnotu! (hodnota Null) - pro takový filtr musíte mít dvě podmínky - Is null OR not "hodnota" (sledujte Rozšířený filtr)

Filtr pro ...

Filtr pro bleskové vyhledání zadaného výrazu v textovém nebo číselném poli.

Ve výrazu lze použít operátory <, >, = , zástupné znaky *, ?, # a logické spojky Or (nebo), And (a zároveň).

Příklady výrazů a kritérií

Příklad textového výrazu: v agendě Adresář hledáte všechny firmy začínající na P. Klikněte do textového pole Firma případně Název firmy, pravým tlačítkem myši vyvolejte místní nabídku a do Filtr pro... zapište P*. Stiskněte Enter.

Příklad číselného výrazu: v agendě Vydané doklady hledáte doklady, které mají datum splatnosti po 28. 2. 2006. Klikněte do textového pole Datum splatnosti, pravým tlačítkem myši vyvolejte místní nabídku a do Filtr pro... zapište >28.2.2006. Stiskněte Enter.

Rozšířený filtr či řazení

V případě řazení podle více polí nebo určení více kritérií použijte funkci Rozšířený filtr či řazení:

1 v hlavní nabídce vyberte příkaz Záznamy | Rozšířený filtr či řazení... , objeví se okno s mřížkou pro sestavení návrhu filtru

2 do mřížky návrhu přidejte jedno nebo více polí, pomocí nichž chcete určit hodnoty nebo jiná kritéria, která filtr použije k nalezení záznamů = vyplníte POLE

Jak?

v mřížce návrhu v buňkách řádku Pole vyberte postupně ze seznamu požadovaná pole
v tabulce nad mřížkou poklepejte na názvu požadovaného pole
z tabulky nad mřížkou přetáhněte pole do mřížky

3 pořadí řazení určíte tak, že klepnete na buňku Řadit odpovídajícího pole a ze seznamu vyberete požadovaný druh řazení

Poznámka: Program Microsoft Access seřadí záznamy nejprve podle pole nacházejícího se v mřížce návrhu nejvíce vlevo, pak podle sousedního pole vpravo atd.

4 v buňce Kritéria zadejte pro vybraná pole hledanou hodnotu nebo výraz. O tom, jak vytvářet výraz se dozvíte v části Vytváření kritérií .

5 klepnutím na tlačítko Použít filtr na panelu nástrojů použijte filtr

Doporučení:
Filtry, které budete používat častěji si uložte pod vhodně zvoleným názvem: klepněte na tlačítko Uložit filtr .

Tento filtr můžete příště aplikovat pomocí výběru názvu filtru z panelu nástrojů Filtr.