Zaevidování výpisu
Vytvoříte nový záznam.
Systém zobrazí dialogové okno Doklad a v závislosti na nastavení výchozích hodnot nového záznamu doplní pole podle šablony použité pro založení dokladu a číslo dokladu (podle číselné řady).
2. Vyplníte pole na kartě Obecné. Nezapomeňte na následující:
Číslo výpisu (Variabilní symbol) - zkontrolujte případně doplňte číslo výpisu. Dbejte na to, aby číselná řada v systému souhlasila s pořadovými čísly výpisů. Jedině tak budete mít kontrolu, že vám nechybí žádný výpis.
Datum - datum výpisu.
Konto dokladu - zde se jedná o účetní číslo konta banky (mělo by být předvoleno v možnostech knihy).
Cizí měna - pro devizové účty. Měnu v případě devizového doporučujeme nastavit ve výchozích hodnotách knihy - je stejná pro všechny výpisy v dané knize.
3. Stiskem kláves 
+ 
přejdete na kartu Položky dokadu, kde vyplníte jednotlivé údaje podle výpisu z banky.
Na výpisu se mohou kromě jiných položek objevit také úhrady dokladů, které si evidujete v systému (vydané faktury, přijaté faktury, zálohy apod.) - tyto doklady můžete ve vašem systému identifikovat podle variabilního symbolu.
Systém se pokusí nalézt doklad podle Variabilního symbolu (dále VS). Pokud nalezne více dokladů se stejným VS, pokusí se vyhledat doklady tak, že k VS přidává postupně tato kritéria:
1) Jen doklady firmy, které patří bankovní účet
2) Jen doklady, kde zbývá uhradit je rovno částce
3) Jen doklady, kde zbývá uhradit je <> 0
Často se posílají platby, u kterých je jako VS použito IČ firmy. Pokud je údaj VS roven IČ aktuální firmy
(účetní jednotky), doplní se vazba na doklad pouze v případě, že částka dokladu se stejným VS souhlasí s částkou zbývá uhradit. Tím se předejde situaci, kdy se například úhrada daně propojí s přijatým dokladem.
Pro úhrady dokladů se doporučuje používat Doklady k úhradě.
Pole Stav informuje o stavu položky (K úhradě nebo OK): pokud se jedná o doklad ze systému Vario (systém identifikoval doklad podle variabilního symbolu, nebo byl doklad vybrán pomocí funkcí Hledat doklad či Doklady k úhradě), je nastaveno na hodnotu K úhradě (doklad je připraven k uhrazení) nebo OK (doklad je již uhrazen). Hodnotu doplňuje systém.
V případě položky výpisu, která nepředstavuje úhradu dokladu (např. poplatek bance, úroky, vklad apod.) je pole Stav prázdné.
Úhrada dokladu
Pokud je stav položky: K úhradě, můžete tento doklad uhradit. Podle výpisu z účtu firma doklad uhradila a je třeba nastavit toto uhrazení i v systému. Nemusíte však otevírat jiné moduly (přijaté či vydané doklady), úhradu dokladu můžete provést z modulu Banka.
Zrušení úhrady dokladu
Pokud jste omylem provedli úhradu jiného dokladu nebo jiné částky, můžete provedení úhrady odvolat: Výběrem příkazu Vrátit úhradu z místní nabídky pro podformulář.
Poznámka: Při zrušení úhrady zálohové faktury, která má souvislost se zakázkou se neprovádí aktualizace uhrazené zálohy v zakázce - zálohu je třeba ručně ze zakázky odstranit, a případně přiřadit zálohu novou (o tom, jak toto uděláte se dozvíte v kapitole ).
Ve spodní části položek dokladu se dynamicky zobrazuje v pořadí: celková částka výpisu, celkový debet a celkový kredit z výpisu.
Na kartě Součet je zobrazena celková částka příkazu a můžete doplnit další údaje k příkazu (Poznámka dokladu ve spodní části dialogu, zákaznické údaje a Komentář dokladu).
4. Klepnutím na tlačítko Uložit a zavřít dialog Doklad uzavřete.
5. Zkontrolujete zda souhlasí stav účtu podle Varia se stavem účtu podle posledního výpisu.
Seznam dokladů, které byly uhrazeny funkcí Uhradit z výpisu můžete zobrazit v dialogu Související doklady - souvislost Platby.
Poznámka:
Všimněte si, že dialogové okno Doklad je stejné ve všech modulech systému Altus Vario (Přijaté či Vydané doklady, Skladové doklady, Objednávky, Zakázky ...). Liší se pouze přístupností některých polí podle kontextu.