Vytvoření nové zakázky
1. Vytvoříte nový záznam.
Systém zobrazí dialogové okno Doklad.
Poznámka: Všimněte si, že dialogové okno Doklad je stejné ve všech modulech systému Altus Vario (Přijaté či Vydané doklady, Skladové doklady, Objednávky, Zakázky ...). Liší se pouze přístupností některých polí podle kontextu.
Systém (v závislosti na nastavení výchozích hodnot nového záznamu) doplní pole: typ dokladu (zakázka nebo nabídka), číslo dokladu (podle číselné řady) a další pole, která jsou nastavena jako výchozí v Možnostech knihy.
2. Vyplníte pole na kartě Obecné. Nezapomeňte na následující:
Doklad: typ dokladu : Zakázka (vybíráte ze seznamu, ve kterém se zobrazují povolené doklady knihy)
Číslo objednávky: číslo objednávky odběratele (variabilní symbol dokladu).
Datum: datum vystavení dokladu (Datum přijetí objednávky / Datum vystavení nabídky).
Datum plnění/platnosti: datum plnění zakázky
Odběratel: nastavíte firmu, která vám zaslala objednávku.
Ve skupině Platební podmínky nastavíte banku, která bude uvedena na faktuře vystavené k zakázce:
Vyberete banku ze seznamu; v seznamu se zobrazují bankovní účty vybraného odběratele (ty jsou uvedeny v dialogu Firma, na kartě Bankovní spojení).
nebo
Zadáte ručně název banky, číslo účtu, kód banky.
3. Stiskem kláves 
+ 
přejdete na kartu Položky dokladu.
Do Podformuláře Položky dokladu se zapisují produkty podle přijaté objednávky (resp. ty, které nabízíte).
Vyplníte všechny položky s údaji, které potřebujete evidovat.
Pole Stav informuje o stavu položky: v případě zakázky: Fakturovat , Vydat, Rezervovat, Dodat nebo OK, v případě nabídky: Rezervovat. Hodnotu doplňuje systém, můžete ji upravit. Podle hodnoty stavu položky jsou povoleny další operace s položkou (viz. dále):
Fakturovat:
Produkt je připraven k dodání, zakázka k fakturaci. Požadované množství se promítne v požadavcích.
Pokud máte zboží připravené a odběratel souhlasí s jeho odběrem, můžete produkt v systému připravit pro vystavení výdejky či faktury.
Jak?
Vyberete příkaz Fakturovat z místní nabídky pro Podformulář Položky dokladu.
Systém nastaví stav položky na Fakturovat.
Opětovným výběrem příkazu Fakturovat z místní nabídky stav položky vymažete.
Klepnutím na tlačítko Fakturovat nastavíte stav Fakturovat u všech položek Podformuláře.
K zakázce, která obsahuje produkt se stavem Fakturovat můžete vystavit fakturu:
V modulu Vydané doklady výběrem příkazu Vydané doklady | Fakturovat | Zakázky (viz. Vystavení faktury v modulu Vydané doklady).
Nebo
V modulu Zakázky výběrem příkazu Zakázky | Fakturovat zakázky | Fakturovat
Vydat:
Produkt je připraven k výdeji ze skladu - můžete vystavit na takovou zakázku Výdejku (funkce Vyskladnit zakázku nebo v modulu Sklad výběrem příkazu Skladové doklady | Výdejka k | Zakázce (viz. Vystavení skladového dokladu). Po provedení takové akce je produkt ve stavu "Vydáno" - lze ho pak vyfakturovat, nebo vyfakturovat tu výdejku.
Rezervovat:
Produkt je připraven k rezervaci. Pokud je určen i Sklad, je rezervováno požadované množství na skladě.
Zakázku můžete připravit k fakturaci. Nabídku můžete vytisknout a zaslat odběrateli.
Výběrem příkazu Rezervovat z místní nabídky se stav aktuální položky změní na Rezervováno. Rezervaci produktu na vybraném skladě můžete zrušit opětovným výběrem příkazu Rezervovat z místní nabídky (popřípadě nastavením jiného stavu).
Tento příkaz využijete zejména pokud sestavíte nabídku pro odběratele a čekáte na její potvrzení produkty si rezervujete na skladě pro jejich okamžitý výdej. Zároveň je toto množství zahrnuto do požadavků na sklad (pokud zboží není na skladě - nabízí se k objednání v Průvodci vystavením objednávek).
Dodat:
Pokud není požadovaný produkt na skladu, můžete ho v daném množství zahrnout do požadavků pro objednání (pomocí funkce Průvodce vystavením objednávek můžete objednat produkty, které jsou požadovány na zakázkách - jsou ve stavu Dodat, Rezervovat nebo Fakturovat - a nejsou na skladě)
Výběrem příkazu Dodat z místní nabídky se stav aktuální položky změní na Dodat. Dodání produktu můžete zrušit opětovným výběrem příkazu Dodat z místní nabídky (popřípadě nastavením jiného stavu).
Změna stavu:
jednotlivé stavy můžete měnit - přes místní nabídku a výběr požadovaného stavu položky.
OK: Položka je splněna = je vystavena faktura nebo výdejka k zakázce, produkt je na faktuře nebo na výdejce.
Změna stavu: Stav OK na zakázce můžete změnit - v místní nabídce - opětovným výběrem stavu OK (funguje jako přepínač).
Této změny stavu OK se dá využít například: pokud se vystavila faktura, ale nakonec byla některá její položka upravena nebo smazána, na zakázce se tato změna zpětně neprojeví, položka je stále ve stavu OK a nejde tak upravit, uživatel musí zrušit stav OK a opraví položku ručně - například rozepsáním do dvou - a pak jednu nastaví na OK a druhou na Dodat.
Pokud je zakázka vyřízena, ale nepoužil se standardní postup = funkce vystavit fakturu k zakázce nebo výdejku nebo pokladní doklad, položky zakázky zůstávají stále jako nevyřízené a zlstávají v požadavcích. Stav OK je možné nastavit také ručně - v místní nabídce nad polem Stav vybrat položku OK.
Fakturu si můžete prohlédnout prostřednictvím dialogu Související doklady.
Na kartě Součet je zobrazen součtový řádek dokladu, můžete doplnit další údaje k dokladu (Poznámka dokladu ve spodní části dialogu, zákaznické údaje a Komentář dokladu).
Pokud požadujete, aby firma před plněním zakázky složila určitou zálohu, zapíšete ji do pole Požadovaná záloha.
Na základě této částky pak můžete vystavit zálohovou fakturu a tu pak k zakázce přiřadíte:
Zálohovou fakturu můžete vystavit:
z modulu Vydané doklady, viz. Vystavení zálohové faktury.
Pokud již existuje zálohová faktura k zakázce (požadované záloze) lze jí zobrazit prostřednictvím dialogu Související doklady (otevře se ze zakázky klepnutím na tlačítko Přehled záloh).
Uhrazená záloha (zakázky) = Součet částek Uhrazeno všech existujících zálohových dokladů
Poznámka: Jestliže napíšete číslo zálohové faktury, která existuje, promítne se v Uhrazené záloze částka Uhrazeno z dokladu, bez ohledu na částku uvedenou v Souvisejících dokladech.
Celkem zobrazuje celkovou částku dokladu, částku, kterou je třeba zaplatit (částka je zaokrouhlená podle zadaného nastavení a snížena o částku Uhrazené zálohy).
4. Klepnutím na tlačítko OK dialog Doklad uzavřete.